Kurumsal Adres Defteri
Çalışanların dijital kartvizitlerinden otomatik oluşan, aranabilir ve yetkilendirilebilir şirket rehberi; grup şirketleri arasında da paylaşılabilir.
Büyüyen bir şirkette "Muhasebe'den kime ulaşmalıyım?", "Ankara şubesindeki satış müdürünün numarası neydi?" gibi sorular her gün zaman kaybettirir. EcoQrCard kurumsal adres defteri, çalışanların dijital kartvizitlerinden otomatik oluşan, güncel ve yetkilendirilebilir bir şirket rehberidir.
Hangi sorunu çözer?
Excel'de veya intranette tutulan telefon listeleri biri güncelleyene kadar eskir; ayrılan çalışan listede kalır, yeni gelen eklenmeyi bekler. Dosya herkese aynı bilgiyi gösterir; kimin kimi görebileceği kontrol edilemez. Grup şirketlerinde her şirket ayrı liste tutar.
- Çalışanlar adres defterinde iş arkadaşlarını bulur, tek dokunuşla arar veya e-posta yazar, kartvizitlerini müşteriyle paylaşır.
- Şirket yöneticisi rehbere kimseyi elle eklemez; yalnızca kimin kimi göreceğini belirler. Holdinglerde grup yöneticisi şirketler arası paylaşımı ayarlar.
Nasıl çalışır?
- Kartvizitler oluşturulur: Bir çalışanın aktif dijital kartviziti oluşturulduğu anda kişi rehberde görünür. Kullanıcıları Excel ile toplu içe aktarırken kartvizitler de otomatik oluşturulabilir.
- Bilgiler kartvizitten gelir: Listede ad, ünvan, departman, e-posta ve telefon görünür. Kartvizit güncellendiğinde rehber de güncellenir.
- Görünürlük ayarlanır (isteğe bağlı): Varsayılan olarak herkes şirketteki tüm çalışma arkadaşlarını görür; isterseniz görünürlük gruplarıyla daraltırsınız.
- Çalışanlar kullanır: Arar, filtreler, e-postaya veya telefona tıklayarak doğrudan iletişime geçer, kartviziti açıp paylaşır.
- Ayrılan çalışan kendiliğinden çıkar: Kullanıcı veya kartı pasif yapıldığında kişi rehberden düşer.
Rehberde kullanıcı rolündeki, hesabı ve kartviziti aktif olan çalışanlar listelenir; şirket yöneticisi hesapları gösterilmez.
Gelişmiş arama ve filtreler
| Araç | Ne işe yarar |
|---|---|
| Kişi arama | Ad veya soyada göre anında arama |
| Şirket seçimi | Birden fazla şirketi görebiliyorsanız tek bir şirketin kişilerini gösterme |
| Departman filtresi | Örneğin yalnızca Satış veya İK ekibi |
| Ünvan filtresi | Örneğin tüm bölge müdürleri |
| Şehir/ilçe filtresi | Şirketi belirli bir şehirde bulunan kişiler (grup şirketlerinde kullanışlıdır) |
| Oluşturma tarihi | Kartviziti bugün, son 7 gün, bu ay veya bu yıl oluşturulanlar; yeni katılanları görmek için |
Seçili filtreler ekranda etiket olarak görünür; tek tek veya topluca kaldırabilirsiniz. Telefonda liste, kolay okunur kişi kartları şeklinde gösterilir.
Kartvizit, QR ve rehbere kaydetme
Rehberdeki her kişinin kartvizitini QR Kodu Göster ile açarsınız. Açılan pencerede kişinin ve şirketinin bilgileri ile QR kodu yer alır. Buradan:
- Kartviziti beş dilden birinde görüntüleyebilir, kısa ve tam sürüm arasında geçebilir,
- QR kodu PNG olarak, kişi kartını VCF olarak indirip telefonunuzun rehberine kaydedebilir,
- Kartvizit bağlantısını WhatsApp ile bir müşteriye veya iş ortağına iletebilirsiniz.
Bir müşteriyi doğru iş arkadaşınıza yönlendirmeniz gerektiğinde, kişinin kartvizitini doğrudan müşteriye gönderirsiniz.
Sık görüştüklerinizi Ana Sayfa'nıza ekleyin
Kullanıcılar, her gün birlikte çalıştıkları kişileri Ana Sayfaya Ekle ile kendi Ana Sayfalarındaki hızlı erişim alanına ekleyebilir. Böylece en sık ulaşılan iş arkadaşlarının kartvizitleri, adres defterine girmeden tek dokunuş uzakta olur.
Görünürlük grupları: kim kimi görür?
Her şirket rehberinin herkese açık olması istenmez. Görünürlük grupları ile bunu ihtiyacınıza göre daraltırsınız:
| Grup tipi | Üyeler kimi görür? |
|---|---|
| Özel | Yalnızca aynı grubun üyelerini |
| Kısıtlı | Kendi grubunu ve izin verdiğiniz diğer grupları |
| Genel | Şirketteki herkesi |
Hiçbir gruba dahil olmayan kullanıcılar herkesi görür. Örneğin saha satış ekibi yalnızca kendi ekibini ve müşteri hizmetlerini görebilir, yönetim ekibi ise herkesi görebilir. İzinler tek yönlüdür ve bir yetki matrisi üzerinden topluca yönetilir.
Holding ve grup şirketleri için ortak rehber
Birden fazla şirketi olan gruplarda adres defteri şirket sınırlarını aşabilir. Grup yöneticisi, her şirketin adres defterinde hangi grup şirketlerinin çalışanlarının görüneceğini seçer. Seçim tek yönlüdür: A şirketinin B'yi görmesi, B'nin de A'yı göreceği anlamına gelmez. Birden fazla şirketin kişilerini görebilen kullanıcılar, listede her kişinin şirketini görür ve aramayı tek bir şirkete daraltabilir.
Excel'e aktarma
Rehberi tek tıkla Excel dosyasına aktarırsınız. Dosyada ad, soyad, ünvan, departman, e-posta, telefon, şirket, şehir, ülke ve oluşturma tarihi yer alır. Yalnızca görme yetkiniz olan ve filtrelerinize uyan kişiler aktarılır; yetkilendirme kuralları dışa aktarmada da korunur.
Günlük kullanım örnekleri
- Müşteri telefonda: Resepsiyon veya satış, müşteriyi doğru uzmana yönlendirmek için departman filtresiyle kişiyi bulur ve kartvizitini WhatsApp'tan iletir.
- Yeni çalışan: İlk haftasında "Bu ay" filtresiyle yeni katılanları, departman filtresiyle ekibini tanır.
- Saha ekibi: Müşteri yanındayken telefondan rehbere bakıp merkezdeki ilgili kişiyi arar.
- Holding içi iş birliği: Kardeş şirketteki muhasebe sorumlusuna şirket seçimiyle ulaşılır.
- Gizlilik: Belirli bir ekibin bilgileri yalnızca ilgili gruplara açılır.
Excel listesi ile karşılaştırma
| Excel telefon listesi | EcoQrCard adres defteri |
|---|---|
| Biri güncelleyene kadar eskir | Kartvizit değişince rehber de güncellenir |
| Dosya herkese aynı bilgiyi gösterir | Görünürlük grupları ile kişiye özel görünüm |
| Ayrılan çalışan listede kalır | Pasif kullanıcı rehberden kendiliğinden çıkar |
| Grup şirketleri ayrı dosyalar tutar | Yetkiyle paylaşılan ortak rehber |
| Telefonda okumak zor | Mobil uyumlu kişi kartları, tek dokunuşla arama |
Rehber, kartvizit ve e-posta imzası aynı kartvizit bilgisinden beslendiği için bilgiler tek yerden güncellenir.
Şirket rehberinizi düzene sokun
Kurumsal adres defteri, dijital kartvizit ve e-posta imzası ile aynı panelde, ek kurulum gerektirmeden çalışır. Kendi yapınıza uygun kurulum için teklif isteyin veya tüm modülleri özellikler sayfasında inceleyin.
Kurumsal Adres Defteri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Adres defterine kişileri tek tek eklemem gerekir mi?
Hayır. Aktif dijital kartviziti olan her aktif çalışan rehberde otomatik görünür. Kartvizit bilgileri değiştiğinde rehber de güncellenir.
Bazı çalışanların tüm şirketi görmesini engelleyebilir miyim?
Evet. Görünürlük grupları ile bir grubun yalnızca kendi üyelerini veya izin verdiğiniz diğer grupları görmesini sağlayabilirsiniz. Hiçbir gruba dahil olmayan kullanıcılar şirketteki herkesi görür.
Grup şirketlerimizin çalışanları aynı rehberde görünebilir mi?
Evet. Grup yöneticisi, her şirketin adres defterinde hangi grup şirketlerinin çalışanlarının görüneceğini seçer. İzinler tek yönlüdür.
Adres defterini Excel'e aktarabilir miyim?
Evet. Filtrelediğiniz liste tek tıkla Excel dosyası olarak indirilir. Dosyada yalnızca görme yetkiniz olan kişiler yer alır.
Şirket yöneticileri adres defterinde görünür mü?
Hayır. Rehberde yalnızca kullanıcı rolündeki, aktif ve aktif kartviziti olan çalışanlar listelenir; şirket yöneticisi hesapları gösterilmez.