Kurumsal E-posta İmzası

E-posta imzası, şirketinizin her gün en çok görülen kurumsal yüzeylerinden biridir; ama çoğu şirkette her çalışanın imzası farklı yazı tipi, farklı logo ve eski telefon numaralarıyla dolaşır. EcoQrCard e-posta imzası modülü, imzanın tasarımını şirket düzeyinde bir kez belirlemenizi, içeriğin ise her çalışanın kartvizit bilgilerinden otomatik gelmesini sağlar.

Hangi sorunu çözer?#

Elle hazırlanan imzalarda aynı sorunlar tekrar eder: yanlış yazılmış ünvanlar, eski logo, eksik yasal uyarı, yabancı müşteriye Türkçe imza. Her yeni çalışan imzasını bir önceki çalışanın e-postasından kopyalar ve hata çoğalır. Pazarlama tutarlılık ister, BT ise her bilgisayara tek tek imza kurmakla uğraşmak istemez.

Modül iki rol arasında paylaşılır:

• Şirket yöneticisi görünümü tasarlar: şablon, renkler, yazı boyutları, logo, QR kod ve yasal uyarı metni. Ayarlar kaydedildiği anda tüm kullanıcılar için geçerli olur.
• Her çalışan kendi hesabıyla E-posta İmzası sayfasını açar, dili seçer, Panoya Kopyala'ya basar ve imzayı e-posta programına yapıştırır.

Nasıl çalışır?#

1. Şirket bilgilerini tamamlayın: Logo, adres, telefon, web sitesi ve sosyal medya hesapları bir kez girilir; tüm imzalar bunları kullanır.
2. Kartvizitleri oluşturun: İmzadaki kişisel bilgiler dijital kartvizitten geldiği için her çalışanın aktif bir kartviziti olmalıdır. Kalabalık ekiplerde kullanıcıları Excel ile toplu içe aktarıp kartvizitleri otomatik oluşturabilirsiniz.
3. Tasarımı belirleyin: Şablonu, renkleri, QR kodu ve yasal uyarıyı ayarlayın; farklı çalışanları seçerek kısa ve uzun ünvanlarla önizleyin, sonra kaydedin.
4. Çalışanlar imzasını alsın: Her çalışan kendi sayfasından imzasını kopyalayıp e-posta programına bir kez ekler.

İmzadaki bilgiler elle yazılmaz: ad, ünvan, telefon ve e-posta kartvizitten; logo ve şirket iletişim bilgileri şirket bilgilerinden; sosyal medya hesapları kartvizit ekstralarından gelir. İmza ile kartvizit aynı kaynaktan beslenir.

Dört hazır imza şablonu ve şablon kilidi#

Kurumsal kimliğinize uygun dört şablondan birini seçersiniz: Basit, Modern, Profesyonel ve Kurumsal.

Marka tutarlılığı önceliğinizse şablonu kilitleyebilirsiniz. Kullanıcıların şablonu değiştirmesine izin ver seçeneği kapalıyken tüm şirket sizin belirlediğiniz şablonu kullanır. Açarsanız çalışanlar dört şablon arasından seçim yapar; renk, yazı boyutu, logo, QR ve yasal uyarı ayarları ise yine sizin belirlediğiniz gibi kalır.

Görünüm ayarları#

Renkleri renk seçiciden veya #1A2B3C biçiminde kurumsal renk kodunuzla girebilirsiniz.

QR kodlu e-posta imzası#

İmzaya çalışanın kartvizit QR kodunu ekleyebilirsiniz. Alıcı kodu telefonuyla okuttuğunda gönderenin dijital kartviziti açılır ve tek dokunuşla rehbere kaydedilebilir. Böylece her e-posta, iletişim bilgisini yazmaya gerek bırakmayan bir kartvizit paylaşımına dönüşür.

İmzadaki QR'ın kısa veya tam kartviziti açmasını seçersiniz. Kısa kartvizit yalnızca belirlediğiniz şirket bilgilerini paylaşır; e-posta imzası için genellikle daha uygundur.

Beş dilde imza ve çok dilli yasal uyarı#

İmza Türkçe, İngilizce, Azerbaycan Türkçesi, Rusça ve Almanca hazırlanabilir. Dil değiştiğinde "Tel", "E-posta" gibi etiketler, ünvan, yasal uyarı ve QR kodun açtığı kartvizitin dili de değişir. Çalışan, yazıştığı kişiye göre doğru dildeki imzayı kopyalar.

Yasal uyarı (gizlilik notu) için iki seçenek vardır:

• Hazır metin: İmzanın diline göre standart bir yasal uyarı eklenir.
• Özel metin: Hukuk biriminizin onayladığı metni her dil için ayrı girersiniz. Metni tek dilde yazıp AI ile doldur'a basarsanız boş diller otomatik çevrilir; kaydetmeden önce kontrol etmeniz yeterlidir.

Outlook, Gmail ve Apple Mail ile uyumlu#

İmza, e-posta programlarının desteklediği HTML yapısında oluşturulur. Panoya Kopyala imzayı tablo yapısı, renkler, logo ve QR görseliyle birlikte kopyalar; şu programlara yapıştırılabilir:

• Yeni Outlook ve Outlook web
• Klasik Outlook (Windows masaüstü)
• Outlook (Mac)
• Gmail (tarayıcıda)
• Apple Mail

Seçilen renkler Outlook ve Word'de de korunur. Adım adım anlatım için Outlook'a e-posta imzası ekleme ve Gmail'e e-posta imzası ekleme rehberlerine bakın.

Telefon uygulamalarının imza alanları çoğunlukla yalnızca düz metin kabul eder. QR kodlu imzayı bilgisayardaki e-posta programında veya tarayıcıdaki e-posta hesabında kullanmanızı, telefonda kısa bir metin imzası tercih etmenizi öneririz.

Günlük kullanım örnekleri#

• Yeni çalışan: Kartviziti oluşturulan çalışan ilk gün imzasını kendi sayfasından kopyalar; kimseden şablon istemez.
• Ünvan veya telefon değişikliği: Kartvizit güncellenir, çalışan yeni imzayı bir kez daha kopyalar.
• Rebrand veya taşınma: Logo ya da adres şirket bilgilerinde değişir; ekip yeni imzayı kopyalar, tasarım herkes için aynı kalır.
• Yurt dışı yazışmaları: İhracat ekibi müşterisine İngilizce, Rusça veya Almanca imza kullanır.
• Hukuki uyum: Onaylı yasal uyarı tüm imzalarda, her dilde aynı standartta yer alır.

Neden merkezi imza yönetimi?#

İyi bir kurumsal imzada nelerin bulunması gerektiğini merak ediyorsanız kurumsal e-posta imzası rehberi kapsamlı bir kontrol listesi sunar.

İmza standardınızı bugün oluşturun#

E-posta imzası modülü, dijital kartvizit ve kurumsal adres defteri ile aynı panelde çalışır. Şirketinize özel kurulum ve fiyat bilgisi için teklif alın.

E-posta İmzası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular#

Çalışanlar imza bilgilerini kendileri mi giriyor?#

Hayır. Ad, ünvan, telefon ve e-posta çalışanın kartvizitinden, logo ve şirket bilgileri şirket ayarlarından otomatik gelir. Çalışan yalnızca dili (izin verildiyse şablonu) seçer ve imzayı kopyalar.

İmza Outlook'ta çalışır mı?#

Evet. İmza HTML uyumlu olarak kopyalanır ve yeni Outlook, Outlook web, klasik Outlook ve Mac için Outlook'a yapıştırılabilir. Gmail ve Apple Mail de desteklenir.

Tüm çalışanların aynı şablonu kullanmasını zorunlu tutabilir miyim?#

Evet. Şablon seçim iznini kapattığınızda tüm kullanıcılar sizin belirlediğiniz şablonu kullanır ve değiştiremez.

İmzaya QR kod eklenebilir mi?#

Evet. İmzaya çalışanın kartvizit QR kodu eklenebilir; boyutunu, hizasını ve kısa ya da tam kartviziti açacağını siz belirlersiniz.

Bir çalışanın ünvanı değişince imzası da güncellenir mi?#

Kartvizitteki bilgi güncellendiğinde EcoQrCard'daki imza da güncellenir. E-posta programına daha önce yapıştırılmış imza kendiliğinden değişmez; çalışanın yeni imzayı bir kez daha kopyalayıp eskisinin yerine yapıştırması gerekir.