Корпоративная адресная книга
Справочник компании, который автоматически формируется из цифровых визиток сотрудников, с поиском и правами доступа; им можно делиться между компаниями группы.
В растущей компании вопросы вроде «К кому обратиться в бухгалтерии?» или «Какой номер у руководителя продаж в казанском филиале?» каждый день отнимают время. Корпоративная адресная книга EcoQrCard — это актуальный справочник сотрудников с правами доступа, который автоматически формируется из их цифровых визиток.
Какую задачу решает?
Телефонные списки в Excel или на интранете устаревают, пока их кто-нибудь не обновит: уволившийся сотрудник остаётся в списке, новичок ждёт, когда его добавят. Файл показывает всем одно и то же, и контролировать, кто кого видит, невозможно. В группах компаний каждая компания ведёт свой список.
- Сотрудники находят коллег в адресной книге, звонят или пишут им в одно касание и делятся их визитками с клиентами.
- Администратор компании никого не добавляет в справочник вручную — он лишь определяет, кто кого видит. В холдингах администратор группы настраивает доступ между компаниями.
Как это работает?
- Создаются визитки: как только у сотрудника появляется активная цифровая визитка, он отображается в справочнике. При массовом импорте пользователей из Excel визитки тоже можно создать автоматически.
- Данные берутся из визитки: в списке видны имя, должность, отдел, e-mail и телефон. При обновлении визитки обновляется и справочник.
- Настраивается видимость (по желанию): по умолчанию каждый видит всех коллег в компании; при необходимости круг сужается группами видимости.
- Сотрудники пользуются: ищут, фильтруют, щелчком по e-mail или телефону сразу связываются с коллегой, открывают его визитку и делятся ею.
- Уволившийся сотрудник исчезает сам: когда пользователь или его визитка деактивируются, человек пропадает из справочника.
В справочнике отображаются сотрудники с ролью пользователя, у которых активны учётная запись и визитка; учётные записи администраторов компании не показываются.
Расширенный поиск и фильтры
| Инструмент | Назначение |
|---|---|
| Поиск по людям | Мгновенный поиск по имени или фамилии |
| Выбор компании | Если вам видны несколько компаний — показ сотрудников только одной из них |
| Фильтр по отделу | Например, только отдел продаж или HR |
| Фильтр по должности | Например, все региональные менеджеры |
| Фильтр по городу / району | Сотрудники компаний, расположенных в определённом городе (удобно в группах компаний) |
| Дата создания | Сотрудники, чьи визитки созданы сегодня, за последние 7 дней, в этом месяце или году, — чтобы видеть новичков |
Выбранные фильтры отображаются на экране как метки; их можно снять по одному или все сразу. На телефоне список показывается в виде удобных карточек контактов.
Визитка, QR-код и сохранение в контакты
Визитку любого человека из справочника открывает кнопка Показать QR-код. В окне — данные сотрудника и его компании, а также QR-код. Отсюда можно:
- открыть визитку на одном из пяти языков и переключаться между краткой и полной версией;
- скачать QR-код в PNG, а контакт — в VCF, чтобы сохранить его в телефон;
- переслать ссылку на визитку клиенту или партнёру через WhatsApp.
Когда клиента нужно направить к нужному коллеге, вы просто отправляете клиенту визитку этого коллеги.
Частые контакты — на вашей Главной
Коллег, с которыми вы работаете каждый день, можно добавить в блок быстрого доступа на своей Главной кнопкой Добавить на главную. Тогда визитки тех, к кому вы обращаетесь чаще всего, будут в одном касании — без перехода в адресную книгу.
Группы видимости: кто кого видит?
Не каждый справочник должен быть открыт для всех. Группы видимости позволяют сузить доступ под ваши задачи:
| Тип группы | Кого видят участники? |
|---|---|
| Приватная | Только участников своей группы |
| Ограниченная | Свою группу и разрешённые вами другие группы |
| Общая | Всех в компании |
Пользователи, не входящие ни в одну группу, видят всех. Например, выездные продавцы могут видеть только свою команду и службу поддержки клиентов, а руководство — всех. Разрешения односторонние и централизованно управляются через матрицу прав.
Общий справочник для холдингов и групп компаний
В группах из нескольких компаний адресная книга может выходить за рамки одной компании. Администратор группы выбирает, сотрудники каких компаний группы будут видны в адресной книге каждой компании. Выбор односторонний: если компания А видит компанию Б, это не значит, что Б видит А. Пользователи, которые видят сотрудников нескольких компаний, видят в списке компанию каждого человека и могут сузить поиск до одной компании.
Экспорт в Excel
Справочник выгружается в файл Excel одним щелчком. В файле — имя, фамилия, должность, отдел, e-mail, телефон, компания, город, страна и дата создания. Выгружаются только те люди, которых вам разрешено видеть и которые соответствуют фильтрам, — права доступа соблюдаются и при экспорте.
Примеры повседневного использования
- Клиент на линии: ресепшен или отдел продаж находит нужного специалиста по фильтру отдела и пересылает клиенту его визитку через WhatsApp.
- Новый сотрудник: в первую неделю знакомится с новичками по фильтру «В этом месяце», а со своей командой — по фильтру отдела.
- Выездная команда: находясь у клиента, открывает справочник на телефоне и звонит нужному человеку в головном офисе.
- Сотрудничество внутри холдинга: бухгалтер дочерней компании находится через выбор компании.
- Конфиденциальность: данные отдельной команды открываются только нужным группам.
Сравнение со списком в Excel
| Телефонный список в Excel | Адресная книга EcoQrCard |
|---|---|
| Устаревает, пока кто-нибудь его не обновит | Обновляется вместе с визиткой |
| Файл показывает всем одно и то же | Индивидуальный обзор благодаря группам видимости |
| Уволившийся сотрудник остаётся в списке | Неактивный пользователь исчезает из справочника сам |
| Компании группы ведут отдельные файлы | Общий справочник с доступом по правам |
| Неудобно читать на телефоне | Адаптированные под телефон карточки, звонок в одно касание |
Справочник, визитка и подпись электронной почты питаются из одних и тех же данных визитки, поэтому информация обновляется в одном месте.
Наведите порядок в справочнике компании
Корпоративная адресная книга работает в одной панели с цифровыми визитками и подписями электронной почты и не требует отдельной настройки. Чтобы обсудить настройку под вашу структуру, запросите предложение или посмотрите все модули на странице возможностей.
Часто задаваемые вопросы о корпоративной адресной книге
Нужно ли добавлять контакты в адресную книгу вручную?
Нет. Каждый активный сотрудник с активной цифровой визиткой появляется в справочнике автоматически. При изменении данных визитки справочник тоже обновляется.
Можно ли запретить некоторым сотрудникам видеть всю компанию?
Да. С помощью групп видимости можно сделать так, чтобы группа видела только своих участников или разрешённые вами другие группы. Пользователи, не входящие ни в одну группу, видят всех в компании.
Могут ли сотрудники компаний нашей группы отображаться в одном справочнике?
Да. Администратор группы выбирает, сотрудники каких компаний группы будут видны в адресной книге каждой компании. Разрешения односторонние.
Можно ли экспортировать адресную книгу в Excel?
Да. Отфильтрованный список скачивается в файл Excel одним щелчком. В файл попадают только те люди, которых вам разрешено видеть.
Отображаются ли администраторы компании в адресной книге?
Нет. В справочнике отображаются только активные сотрудники с ролью пользователя и активной визиткой; учётные записи администраторов компании не показываются.