Корпоративная подпись электронной почты
Подписи электронной почты для всей компании на основе одного дизайна, с QR-кодом и на нескольких языках; сотрудники копируют их в Outlook или Gmail одним щелчком.
Подпись в письме — одна из самых заметных корпоративных деталей, которую клиенты видят каждый день. Но во многих компаниях у каждого сотрудника своя подпись: разные шрифты, разные логотипы, устаревшие номера телефонов. Модуль Подпись e-mail в EcoQrCard позволяет задать дизайн подписи один раз на уровне компании, а содержимое подставляется автоматически из данных визитки каждого сотрудника.
Какую задачу решает?
В подписях, оформленных вручную, повторяются одни и те же ошибки: неправильно написанные должности, старый логотип, отсутствующая юридическая оговорка, подпись не на том языке для иностранного клиента. Каждый новый сотрудник копирует подпись из письма коллеги, и ошибки множатся. Маркетингу нужна единообразность, а ИТ не хочет настраивать подпись на каждом компьютере вручную.
Работа с модулем разделена между двумя ролями:
- Администратор компании задаёт оформление: шаблон, цвета, размеры шрифтов, логотип, QR-код и текст юридической оговорки. Настройки применяются ко всем пользователям сразу после сохранения.
- Каждый сотрудник открывает в своём аккаунте страницу Подпись e-mail, выбирает язык, нажимает Копировать в буфер обмена и вставляет подпись в почтовую программу.
Как это работает?
- Заполните сведения о компании: логотип, адрес, телефон, сайт и аккаунты в соцсетях вводятся один раз и используются во всех подписях.
- Создайте визитки: личные данные в подписи берутся из цифровой визитки, поэтому у каждого сотрудника должна быть активная визитка. В больших командах пользователей можно массово импортировать из Excel и создать визитки автоматически.
- Задайте дизайн: настройте шаблон, цвета, QR-код и юридическую оговорку; проверьте предпросмотр на разных сотрудниках — с короткой и длинной должностью — и сохраните.
- Сотрудники получают подпись: каждый копирует свою подпись на своей странице и один раз добавляет её в почтовую программу.
Данные в подписи не вводятся вручную: имя, должность, телефон и e-mail берутся из визитки, логотип и контакты компании — из сведений о компании, а аккаунты в соцсетях — из дополнений к визитке. Подпись и визитка питаются из одного источника.
Четыре готовых шаблона и блокировка шаблона
Выберите один из четырёх шаблонов, подходящий вашему фирменному стилю: Простой, Современный, Профессиональный и Корпоративный.
Если для вас важна единообразность бренда, шаблон можно заблокировать. Пока опция Разрешить пользователям менять шаблон выключена, вся компания использует выбранный вами шаблон. Если её включить, сотрудники выбирают из четырёх шаблонов, но цвета, размеры шрифтов, логотип, QR-код и юридическая оговорка остаются такими, как задали вы.
Настройки оформления
| Настройка | Варианты |
|---|---|
| Логотип | Размер 50–250 пикселей; выравнивание по верху, центру или низу |
| QR-код | Вкл. / выкл.; размер 50–250 пикселей; выравнивание; краткая или полная визитка |
| Размеры шрифтов | 8–24 пикселя для основного текста, заголовка и юридической оговорки |
| Цвет и стиль | Цвет и начертание (жирное, обычное, курсив) для имени, названия компании и подписей полей |
Цвета задаются палитрой или фирменным кодом цвета в формате #1A2B3C.
Подпись электронной почты с QR-кодом
В подпись можно добавить QR-код визитки сотрудника. Получатель сканирует его телефоном — открывается цифровая визитка отправителя, которую можно сохранить в контакты одним касанием. Так каждое письмо превращается в обмен визитками, и переписывать контакты вручную больше не нужно.
Вы выбираете, какую визитку открывает QR-код в подписи — краткую или полную. Краткая визитка передаёт только выбранные вами сведения о компании и для подписи обычно подходит лучше.
Подпись на пяти языках и многоязычная юридическая оговорка
Подпись готовится на турецком, английском, азербайджанском, русском и немецком языках. При смене языка меняются подписи полей («Тел.», «E-mail» и т. п.), должность, юридическая оговорка и язык визитки, которую открывает QR-код. Сотрудник копирует подпись на том языке, который подходит адресату.
Для юридической оговорки (уведомления о конфиденциальности) есть два варианта:
- Стандартный текст: добавляется типовая оговорка на языке подписи.
- Собственный текст: вы вводите согласованный юристами текст отдельно для каждого языка. Напишите текст на одном языке и нажмите Заполнить ИИ — пустые языки будут переведены автоматически; перед сохранением достаточно их проверить.
Совместимость с Outlook, Gmail и Apple Mail
Подпись создаётся в HTML-структуре, которую поддерживают почтовые программы. Кнопка Копировать в буфер обмена копирует подпись вместе с табличной вёрсткой, цветами, логотипом и изображением QR-кода; её можно вставить в:
- новый Outlook и Outlook в браузере;
- классический Outlook (Windows);
- Outlook для Mac;
- Gmail (в браузере);
- Apple Mail.
Выбранные цвета сохраняются и в Outlook, и в Word. Пошаговые инструкции — в статьях как добавить подпись в Outlook и как добавить подпись в Gmail.
Поле подписи в мобильных почтовых приложениях чаще всего принимает только обычный текст. Подпись с QR-кодом рекомендуем использовать в почтовой программе на компьютере или в веб-версии почты, а на телефоне — короткую текстовую подпись.
Примеры повседневного использования
- Новый сотрудник: как только визитка создана, сотрудник в первый же день копирует подпись со своей страницы — шаблон ни у кого просить не нужно.
- Смена должности или телефона: визитка обновляется, и сотрудник ещё раз копирует новую подпись.
- Ребрендинг или переезд: логотип или адрес меняются в сведениях о компании, команда копирует новую подпись, а дизайн остаётся единым для всех.
- Международная переписка: отдел экспорта использует подпись на английском, русском или немецком языке.
- Соответствие требованиям: утверждённая юридическая оговорка присутствует во всех подписях по единому стандарту на каждом языке.
Зачем централизованно управлять подписями?
| Разрозненные подписи | С EcoQrCard |
|---|---|
| Каждый сотрудник оформляет подпись сам | Дизайн задаётся один раз на уровне компании |
| Старые логотипы и должности годами остаются в письмах | Данные автоматически берутся из актуальной визитки |
| Юридической оговорки нет или она у всех разная | Утверждённый текст по единому стандарту на каждом языке |
| Иностранный клиент получает подпись не на своём языке | Подпись на пяти языках, смена языка в один щелчок |
| Контакты — только текстом | Сохранение в контакты одним касанием через QR-код |
Что должно быть в хорошей корпоративной подписи, подробно разобрано в руководстве по корпоративной подписи электронной почты с чек-листом.
Внедрите стандарт подписи уже сегодня
Модуль «Подпись e-mail» работает в одной панели с цифровыми визитками и корпоративной адресной книгой. Чтобы узнать об индивидуальной настройке и стоимости для вашей компании, получите предложение.
Часто задаваемые вопросы о подписи электронной почты
Сотрудники сами вводят данные для подписи?
Нет. Имя, должность, телефон и e-mail автоматически берутся из визитки сотрудника, а логотип и сведения о компании — из настроек компании. Сотрудник только выбирает язык (и шаблон, если это разрешено) и копирует подпись.
Работает ли подпись в Outlook?
Да. Подпись копируется в HTML-совместимом виде и вставляется в новый Outlook, Outlook в браузере, классический Outlook и Outlook для Mac. Gmail и Apple Mail также поддерживаются.
Можно ли обязать всех сотрудников использовать один шаблон?
Да. Если отключить разрешение на выбор шаблона, все пользователи будут использовать заданный вами шаблон без возможности его изменить.
Можно ли добавить в подпись QR-код?
Да. В подпись можно добавить QR-код визитки сотрудника; вы задаёте его размер, выравнивание и то, какую визитку он открывает — краткую или полную.
Обновится ли подпись, если у сотрудника изменилась должность?
Когда данные в визитке обновлены, подпись в EcoQrCard тоже обновляется. Подпись, ранее вставленная в почтовую программу, сама не изменится: сотруднику нужно ещё раз скопировать новую подпись и вставить её вместо старой.