Как добавить подпись в Outlook?

Добавить подпись в Outlook кажется просто, но у Outlook несколько версий, и меню в них различаются: классическое приложение для Windows, новый Outlook, Outlook в браузере (Outlook.com и Microsoft 365), приложение для Mac и мобильное приложение. В этом руководстве вы найдёте шаги для каждой версии, настройку подписи по умолчанию и решения проблем, которые часто возникают с подписями с логотипом и QR-кодом.

Прежде чем начать: какой Outlook у вас?#

Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от языка интерфейса и обновлений версии. В английском интерфейсе путь в классическом Outlook выглядит как File → Options → Mail → Signatures, а в веб-версии и новом Outlook — Settings → Account → Signatures.

При подготовке подписи логотипную цветную HTML-подпись нужно копировать из источника вместе с форматированием. Если скопировать подпись как обычный текст, при вставке в Outlook пропадут таблица, цвета и изображения.

Классический Outlook (настольное приложение для Windows)#

1. Откройте Файл → Параметры → Почта (File → Options → Mail).
2. Нажмите кнопку Подписи... (Signatures...).
3. На вкладке Электронная подпись нажмите Создать, дайте подписи имя (например, «Корпоративная») и нажмите ОК.
4. Щёлкните в поле Изменить подпись и вставьте подпись (Ctrl+V).
5. В разделе Выберите подпись по умолчанию справа выберите нужную учётную запись, если их несколько.
6. В списках Новые сообщения и Ответ и пересылка выберите свою подпись.
7. Нажмите ОК, чтобы закрыть окна.

В окне нового сообщения в то же окно можно попасть через меню Сообщение → Подпись и переключаться между сохранёнными подписями.

Новый Outlook (Windows) и Outlook в браузере#

Новый Outlook и Outlook в браузере используют один и тот же экран настроек.

1. Нажмите значок шестерёнки (Параметры) справа вверху.
2. Откройте раздел Учётные записи → Подписи.
3. Нажмите + Новая подпись и дайте подписи имя.
4. Щёлкните в поле редактирования и вставьте подпись.
5. В разделе Выбор подписей по умолчанию выберите подпись в списках Для новых сообщений и Для ответов и пересылок.
6. Нажмите Сохранить.

В учётных записях Microsoft 365 подписи могут храниться в облаке и появляться на разных устройствах. Тем не менее рекомендуем открыть новое письмо на каждом устройстве и проверить, что подпись подставляется верно.

Outlook (Mac)#

1. В верхнем меню откройте Outlook → Настройки (в старых версиях — Параметры) → Подписи.
2. Нажмите кнопку + и дайте подписи имя.
3. Удалите пример текста в поле редактирования, вставьте подпись (Command+V) и сохраните.
4. В разделе выбора подписи по умолчанию выберите учётную запись и укажите подпись для новых сообщений и ответов/пересылок.

Outlook мобильный (iPhone и Android)#

1. Коснитесь значка профиля в приложении и откройте Настройки (шестерёнка).
2. Перейдите в раздел Подпись.
3. Введите короткую подпись и сохраните.

Поле подписи в мобильном приложении поддерживает гораздо меньше форматирования, чем на компьютере; изображения вроде логотипа и QR-кода чаще всего не сохраняются. На телефоне достаточно короткой текстовой подписи: имя, должность, компания и номер телефона.

Подпись по умолчанию: новые сообщения и ответы#

Многие компании используют полную подпись в новых письмах и более короткую — в ответах и пересылках. Так длинные цепочки переписки не разрастаются от логотипов и изображений в каждом ответе.

Частые ошибки#

• Пропустить подпись через текстовый редактор или приложение заметок и испортить форматирование
• Выбрать подпись только для новых сообщений и забыть про ответы
• Назначить подпись не той учётной записи, когда их несколько
• Вставить всю подпись одной картинкой
• Оставить в классическом Outlook формат сообщений «Обычный текст»
• Не проверить подпись заново после смены компьютера или перехода на новый Outlook

Проверьте подпись#

Сохранить подпись — ещё не всё. Выполните следующие проверки:

1. Отправьте новое письмо самому себе и убедитесь, что подпись выглядит как задумано.
2. Отправьте то же письмо на свой адрес в другом почтовом сервисе (например, в Gmail) и посмотрите, как подпись выглядит в других программах.
3. Откройте письмо на телефоне и убедитесь, что логотип и QR-код отображаются пропорционально.
4. Ответьте на входящее письмо и проверьте, что подставляется подпись для ответов.
5. Нажмите на ссылки телефона, e-mail и сайта в подписи и убедитесь, что они работают.
6. Если в подписи есть QR-код, отсканируйте его телефоном и убедитесь, что открывается нужная визитка.

Частые проблемы и их решения#

Изображения (логотип, QR-код) не отображаются#

• Способ копирования: вместо выделения подписи мышью используйте кнопку «копировать», если она есть. Если подпись прошла через поле, принимающее только текст (например, Блокнот), изображения теряются.
• Блокировка у получателя: Outlook и многие почтовые программы по соображениям безопасности по умолчанию не показывают изображения, загружаемые из интернета. Они появятся, когда получатель нажмёт «Скачать изображения». Это не ошибка вашей подписи.
• Редактор подписи не принимает изображение: некоторые версии могут не принять часть вставленных изображений. В этом случае сохраните изображение файлом и добавьте его кнопкой вставки рисунка в редакторе подписи.

Форматирование «съезжает»#

• Формат сообщения — обычный текст: в классическом Outlook убедитесь, что в Файл → Параметры → Почта → Создавать сообщения в формате (Compose messages in this format) выбран HTML. В письмах в формате обычного текста цвета, таблицы и изображения из подписи удаляются.
• Меняется шрифт: Outlook может заменять некоторые шрифты своим шрифтом по умолчанию. Распространённые шрифты — Arial, Calibri, Segoe UI — уменьшают эту проблему.
• Увеличиваются интервалы между строками: после вставки удалите пустые строки вручную и сохраните.

Подпись не появляется в ответах#

Проверьте, что подпись выбрана в списке Ответ и пересылка. Эта настройка не зависит от настройки для новых сообщений.

На разных устройствах разная подпись#

В каждой версии Outlook подпись может задаваться отдельно. Проверьте актуальность подписи в классическом Outlook, на Mac и в мобильном приложении по отдельности.

Мои данные изменились, а подпись осталась старой#

Вставленная в почтовую программу подпись — статичная копия. При смене должности или телефона нужно заново скопировать актуальную подпись и вставить её вместо старой. Если QR-код в подписи ведёт на динамическую визитку, открываемая им визитка при этом остаётся актуальной.

Готовая подпись для Outlook из EcoQrCard#

Модуль Подпись e-mail в EcoQrCard автоматически формирует корпоративную подпись для каждого сотрудника из данных его визитки. Внешний вид подписи (шаблон, цвета, логотип и размер QR-кода, юридическая оговорка) задаёт администратор компании; сотрудник выбирает только язык подписи (и шаблон, если это разрешено).

Чтобы добавить подпись в Outlook:

1. Откройте в EcoQrCard страницу Подпись e-mail в верхнем меню.
2. Выберите язык подписи (турецкий, английский, азербайджанский, русский или немецкий).
3. Нажмите кнопку Копировать в буфер обмена; на короткое время надпись сменится на Скопировано!.
4. Откройте экран подписи Outlook по шагам выше и вставьте подпись.

Кнопка Копировать в буфер обмена копирует подпись в формате HTML вместе с таблицей, цветами, логотипом и изображением QR-кода; подпись совместима с Outlook, Gmail и Apple Mail. Если ваша версия Outlook не принимает вставленное изображение QR-кода, скачайте QR-код на Главной EcoQrCard через Показать QR-код → Скачать → СКАЧАТЬ QR-КОД (PNG) и добавьте его кнопкой вставки рисунка в редакторе подписи Outlook. QR-код в подписи позволяет получателю открыть электронную визитку сотрудника и сохранить её в контакты одним касанием.

Если вы пользуетесь Gmail, загляните в руководство как добавить подпись в Gmail, а чтобы привести содержание и дизайн подписи к корпоративному стандарту — в руководство какой должна быть корпоративная подпись.

Если хотите управлять единообразными подписями с QR-кодом для всех сотрудников из одной панели, запросите предложение.

Часто задаваемые вопросы#

Можно ли создать в Outlook несколько подписей?#

Да. Во всех версиях Outlook можно создать несколько подписей и выбрать разные подписи по умолчанию для новых сообщений и ответов. При написании письма можно переключиться на другую подпись через меню подписи.

Появится ли подпись, созданная в Outlook в браузере, в настольном приложении?#

В учётных записях Microsoft 365 подписи могут храниться в облаке, поэтому во многих случаях появится. Но поведение зависит от версии; самый надёжный способ — открыть новое письмо на каждом устройстве и проверить.

Почему у получателя не отображается логотип в моей подписи?#

Большинство почтовых программ по соображениям безопасности по умолчанию блокируют изображения, загружаемые из интернета. Логотип появится, когда получатель разрешит загрузку изображений. Если логотип не виден и у вас, убедитесь, что вы скопировали подпись вместе с форматированием.

Можно ли использовать подпись с логотипом в мобильном Outlook?#

Поле подписи в мобильном приложении поддерживает ограниченное форматирование, и изображения обычно не сохраняются. Рекомендуем на телефоне использовать короткую текстовую подпись, а на компьютере — полную, с логотипом и QR-кодом.

Как обновить подпись, если мои данные изменились?#

Заново скопируйте актуальную подпись и вставьте её вместо старой в Outlook. В EcoQrCard данные берутся из вашей визитки, поэтому актуальная подпись всегда готова на странице Подпись e-mail, а визитка, которую открывает QR-код в подписи, актуальна даже без обновления подписи.