Korporativ E-poçt İmzası Necə Olmalıdır?

Bir işçi gündə onlarla məktub göndərir və hər birinin altında şirkətinizi təmsil edən bir neçə sətir olur. Bu sətirlər diqqətlə hazırlandıqda etibar yaradır, ünsiyyəti asanlaşdırır və brendinizi vahid göstərir. Hər işçinin imzasını öz zövqünə görə hazırladığı şirkətdə isə fərqli loqolar, köhnə telefon nömrələri və oxunmayan rənglər meydana çıxır. Bu bələdçidə korporativ e-poçt imzasının necə olmalı olduğunu və bütün komandada necə vahid saxlanılacağını izah edirik.

Korporativ e-poçt imzası niyə vacibdir?#

• Etibar: Tam və səliqəli imza məktubun həqiqətən şirkətinizdən gəldiyi təəssüratını gücləndirir.
• Əlçatanlıq: Alıcı sizə zəng etmək və ya veb-saytınıza keçmək üçün məlumat axtarmalı olmur.
• Brend vahidliyi: Bütün işçilərin eyni dizayndan istifadə etməsi peşəkar görüntü yaradır.
• Aktual məlumat: Mərkəzləşdirilmiş qaydada idarə olunan imzalar ünvan və ya telefon dəyişikliklərində hamının düzgün məlumat paylaşmasını təmin edir.

İmzada hansı məlumatlar olmalıdır?#

İmzada olmamalı olanlar: Şəxsi sitatlar, animasiyalı şəkillər, çoxlu banner, şəxsi telefon nömrələri, hər gün dəyişən kampaniya elanları və fayl əlavəsi kimi əlavə olunan loqolar.

Hüquqi qeyd mətni#

Bir çox şirkət məktublarının altına məxfilik və məsuliyyət qeydi əlavə edir. Bu mətn adətən aşağıdakıları bildirir:

• Məktubun və əlavələrinin yalnız alıcısı üçün nəzərdə tutulduğunu və məxfi məlumat ehtiva edə biləcəyini
• Təsadüfən alan şəxsin göndərəni məlumatlandırıb məktubu silməli olduğunu
• Fərdi məlumatların emalı haqqında məlumatlandırma mətninə keçidi

Fərdi məlumatların qorunması ilə bağlı ölkənizdə qüvvədə olan qanunvericilik, Avropa İttifaqı ilə işləyən şirkətlər üçün isə əlavə olaraq GDPR gündəmdədir. Bundan əlavə, bir çox ölkədə kommersiya qanunvericiliyi şirkətin işgüzar sənədlərində tam adı, hüquqi ünvanı və qeydiyyat məlumatları kimi bəzi rekvizitlərin göstərilməsini tələb edə bilər. Bu öhdəliklərin məktublarınıza necə tətbiq olunacağı şirkətinizin strukturundan və sektorundan asılıdır. Mətni hazırlayarkən hüquq məsləhətçinizlə işləməyi tövsiyə edirik; bu bələdçi hüquqi məsləhət xarakteri daşımır.

Praktik tövsiyələr:

• Qeydi qısa saxlayın; uzun abzaslar oxunmur və imzanı ağırlaşdırır.
• Xarici müştərilərlə yazışırsınızsa, qeydin ingiliscə (və ya müvafiq dildə) qarşılığını da hazırlayın.
• Qeydi əsas mətndən kiçik şriftlə və boz tonla yazın.
• Ətraflı məlumatlandırma mətnini imzaya qoymaq əvəzinə veb-saytınızdakı səhifəyə keçid verin.

Dizayn qaydaları#

1. Sadə saxlayın: Yaxşı imza 4-7 sətri keçmir. Göz ən vacib məlumatı dərhal tapmalıdır.
2. Geniş yayılmış şriftlər: Arial, Calibri, Verdana kimi hər cihazda olan şriftlər vahid görünür.
3. Məhdud rəng: Korporativ rənginizin bir və ya iki tonu kifayətdir.
4. Oxunaqlı ölçü: Əsas mətn adətən 10-12 punkt, hüquqi qeyd isə daha kiçik.
5. Yüngül şəkillər: Loqo və QR kod kiçik, amma aydın olmalıdır; ağır şəkillər məktubu şişirdir.
6. Şəkil əvəzinə mətn: İmzanın hamısını tək şəkil kimi hazırlamayın. Şəkillər bloklananda alıcı heç bir məlumat görə bilmir; bundan əlavə, mətn seçilmir və kliklənmir.
7. Mobil uyğunluq: Məktubların böyük hissəsi telefonda oxunur. Geniş cədvəllər və yan-yana çoxlu sütun telefonda pozula bilər.
8. Tünd rejim: Şəffaf fonlu loqolar tünd rejimdə itə bilər; loqonu tünd və açıq fonda test edin.

Nümunə imza strukturu#

Aşağıdakı skelet əksər şirkətlər üçün yaxşı başlanğıc nöqtəsidir (məlumatlar nümunədir):

Bu strukturda ən vacib məlumatlar yuxarıda, tamamlayıcı məlumatlar aşağıda yerləşir. Loqo və QR kodu mətnin yanında yerləşdirmək imzanın şaquli uzanmasının qarşısını alır.

İmzaya QR kod əlavə etmək məntiqlidirmi?#

QR kodun e-poçt imzasındakı əsas funksiyası alıcının məlumatlarınızı kontaktlarına yazmasını asanlaşdırmaqdır. Məktubu kompüterdə oxuyan şəxs telefonu ilə imzadakı kodu skan edərək rəqəmsal vizit kartınızı aça və bir toxunuşla yadda saxlaya bilər. Kod aktual məlumatlarınızın olduğu vizit kart səhifəsinə yönləndirirsə, əlavə üstünlük yaranır: imzanız köhnə qalsa belə, QR-ın açdığı məlumat aktualdır. Rəqəmsal vizit kartın necə işlədiyini rəqəmsal vizit kart nədir bələdçimizdə izah etmişik.

QR kodu kiçik, amma oxunaqlı ölçüdə saxlayın və imzanın əsas məlumatlarını kölgədə qoymayacaq şəkildə yerləşdirin.

Bütün işçilərdə vahidlik necə təmin olunur?#

Korporativ imzanın ən çətin hissəsi dizayn deyil, tətbiqdir. Tipik problemlər:

• Hər işçinin imzanı əllə kopyalayıb öz məlumatları ilə redaktə etməsi və bu zaman səhvlərə yol verməsi
• Loqo dəyişəndə köhnə loqonun aylarla istifadə olunmağa davam etməsi
• Yeni işçilərin imza şablonunu tapa bilməməsi
• Müxtəlif ofislərdə fərqli şablonların dövriyyədə olması

Bunların qarşısını almağın yolu imzaları mərkəzləşdirilmiş mənbədən yaratmaqdır: dizaynı bir dəfə müəyyənləşdirmək, şəxsi məlumatları aktual işçi qeydindən avtomatik doldurmaq və işçinin yalnız son variantı kopyalamasını təmin etmək.

Tez-tez edilən səhvlər#

• İmzanın hamısını tək şəkil etmək
• Çox böyük loqo və ya banner istifadə etmək
• Cavablarda da hər dəfə tam imza və şəkillər göndərmək
• Köhnə ünvan, vəzifə və ya telefon nömrəsi
• Hər işçinin fərqli rəng və şriftdən istifadə etməsi
• Oxunmayacaq qədər uzun hüquqi qeydlər
• Mobil tətbiqdə imzanı ümumiyyətlə təyin etməmək
• Xarici müştərilərlə yazışarkən yalnız Azərbaycan dilində imza və hüquqi qeyd istifadə etmək

EcoQrCard ilə korporativ imza idarəetməsi#

EcoQrCard e-poçt imzası imzaları şirkət üzrə bir yerdən idarə etmək üçün hazırlanıb. Şirkət inzibatçısı görünüşü bir dəfə müəyyən edir; hər işçinin şəxsi məlumatları öz QR vizit kartından, şirkət məlumatları və loqo isə şirkət parametrlərindən avtomatik gəlir.

• 4 şablon: Sadə, Modern, Peşəkar və Korporativ. İnzibatçı istəsə, şablonu bütün işçilər üçün sabitləyə bilər.
• Görünüş parametrləri: Loqo və QR kodun ölçüsü və düzləndirilməsi, şrift ölçüləri, ad, şirkət adı və etiket rəngləri.
• QR kod: İmzaya işçinin rəqəmsal vizit kartını açan QR kod əlavə olunur; qısa və ya tam vizit kart seçilə bilər.
• 5 dil: İmza türk, ingilis, Azərbaycan, rus və alman dillərində hazırlana bilər; etiketlər və vəzifə seçilmiş dilə görə dəyişir.
• Çoxdilli hüquqi qeyd: Hazır mətndən istifadə edə və ya hər dil üçün öz mətninizi yaza bilərsiniz; bir dili doldurub digərlərini süni intellekt dəstəkli tərcümə ilə tamamlaya bilərsiniz.
• Asan quraşdırma: İşçi imzasını Mübadilə buferinə kopyala ilə formatı ilə birlikdə kopyalayıb Outlook, Gmail və ya Apple Mail-ə yapışdırır.
• Yenilənmə: E-poçt proqramına yapışdırılan imza həmin anın surətidir. Loqo, şablon və ya şəxsi məlumat dəyişəndə aktual imza EcoQrCard-da dərhal hazır olur; işçinin onu yenidən kopyalayıb köhnəsinin yerinə yapışdırması kifayətdir. İmzadakı QR kodun açdığı vizit kart isə bu müddətdə də aktualdır.

İşçilərin imzanı öz e-poçt proqramlarına necə əlavə edəcəyi üçün Outlook-a e-poçt imzası əlavə etmək və Gmail-ə e-poçt imzası əlavə etmək bələdçilərimizi paylaşa bilərsiniz. İmzadakı QR kodun açdığı rəqəmsal vizit kart da eyni paneldən idarə olunur.

Şirkətinizin bütün imzalarını vahid dizaynda toplamaq istəyirsinizsə, təklif istəyin; mövcud imza qaydanızı birlikdə qiymətləndirək.

Korporativ imza yoxlama siyahısı#

• Ad, vəzifə, şirkət, telefon və veb-sayt tamdırmı?
• Loqo aydın və münasib ölçüdədirmi?
• İmza 4-7 sətir aralığındadırmı?
• Hüquqi qeyd qısadır və lazımi dillərdədirmi?
• Bütün işçilər eyni şablondan istifadə edirmi?
• Məlumatlar aktual mənbədən gəlirmi?
• Telefonda və tünd rejimdə test olunubmu?

Tez-tez Verilən Suallar#

Korporativ e-poçt imzasında hüquqi qeyd məcburidirmi?#

Bu, şirkətinizin strukturundan, sektorundan və yazışdığınız ölkələrdən asılıdır. İşgüzar sənədlərlə bağlı qaydalar, fərdi məlumatların qorunması qanunvericiliyi və GDPR kimi tələblər nəzərə alınmalıdır. Dəqiq məlumat üçün hüquq məsləhətçinizə müraciət edin.

İmzada neçə sətir məlumat olmalıdır?#

Ümumi qəbul olunmuş yanaşma 4-7 sətirdir: ad, vəzifə, şirkət, telefon, veb-sayt və lazım gələrsə ünvan. Hüquqi qeyd bu sətirlərin altında, kiçik şriftlə yer ala bilər.

İmzanın hamısını şəkil kimi hazırlamaq niyə səhvdir?#

Bir çox e-poçt proqramı şəkilləri standart olaraq bloklayır; bu halda alıcı imzada heç bir məlumat görmür. Bundan əlavə, şəkildəki telefon nömrəsi və ya e-poçt ünvanı kliklənmir və kopyalanmır.

Bütün işçilərin eyni imzadan istifadə etməsini necə təmin edim?#

İmzaları mərkəzləşdirilmiş sistemdən yaratmaq ən etibarlı yoldur. EcoQrCard-da inzibatçı şablonu və görünüşü müəyyən edir, istəsə şablonu sabitləyir; işçilərin məlumatları isə vizit kartlarından avtomatik gəlir.

Cavablarda da tam imzadan istifadə etməliyəmmi?#

Mütləq deyil. Uzun yazışma zəncirlərində hər cavabda loqolu tam imza göndərmək məktubu lazımsız uzadır. Bir çox şirkət yeni məktublarda tam imza, cavablarda isə qısa imza istifadə edir.