Digitale Visitenkarten auf Messen und Veranstaltungen

Messen und Konferenzen gehören zu den wirksamsten Wegen, in kurzer Zeit viele potenzielle Kunden kennenzulernen. Doch nach der Veranstaltung bleiben vielen Teams ein Stapel Visitenkarten, Notizen ohne erkennbare Herkunft und Gespräche, die nicht nachverfolgt werden. Digitale Visitenkarten und QR-Codes bringen Ordnung in den gesamten Ablauf: Das Kennenlernen geht schneller, Besucherdaten werden strukturiert erfasst, und die Nachbereitung wird messbar. In diesem Ratgeber finden Sie einen praktischen Plan für die Zeit vor, während und nach der Veranstaltung.

Die Probleme der Papiervisitenkarte auf Veranstaltungen#

• Sie geht aus: An einem vollen Messetag ist die Schachtel schnell leer.
• Sie geht unter: Zwischen Dutzenden Karten in der Tasche des Besuchers fällt Ihre nicht auf.
• Sie muss abgetippt werden: Besucher müssen Ihre Angaben einzeln ins Adressbuch übertragen – und tun es meist nicht.
• Sie hinterlässt keine Spur: Sie wissen nicht, wie viele Menschen Ihre Karte aufbewahrt oder sich mit Ihnen beschäftigt haben.
• Sie wirkt nur in eine Richtung: Sie geben Ihre Karte ab, erhalten aber die Daten der Besucher nicht strukturiert.

Die digitale Visitenkarte löst die ersten vier Probleme direkt. Für das fünfte brauchen Sie am Stand ein Formular zur Datenerfassung oder für Feedback. Die Grundlagen der digitalen Visitenkarte finden Sie im Ratgeber Was ist eine digitale Visitenkarte?.

Vorbereitung vor der Veranstaltung#

1. Die Karten des Teams prüfen#

Stellen Sie sicher, dass die digitale Visitenkarte aller Standmitarbeitenden aktuell ist: Position, Telefon, E-Mail, Unternehmensdaten. Bei einer internationalen Messe prüfen Sie, ob die Karten auf Englisch (oder in der Sprache der Besucher) sauber aussehen.

2. Die QR-Codes am Stand planen#

Jeder QR-Code sollte genau einen klaren Zweck haben. Für einen typischen Stand:

Zum WLAN-Code lesen Sie unseren Ratgeber WLAN-QR-Code erstellen.

3. Dynamische Codes verwenden#

Das Standdesign geht meist Wochen vor der Veranstaltung in den Druck. Mit einem dynamischen QR-Code müssen Sie den gedruckten Code nicht austauschen, selbst wenn sich Katalog oder Kampagnenseite in letzter Minute ändern. Außerdem sehen Sie, wie oft jeder Code gescannt wurde.

4. Den Druck testen#

Drucken Sie den Code auf der Standwand so groß, dass er aus dem Abstand, in dem Besucher stehen, gescannt werden kann. Das Licht in Messehallen kann täuschen; vermeiden Sie glänzende Oberflächen und testen Sie möglichst bei ähnlichem Licht.

5. Eine kurze Checkliste für das Team erstellen#

• Kann jede Person ihre Visitenkarte in wenigen Sekunden auf dem Smartphone öffnen?
• Weiß das Team, welchen Code es Besuchern in welcher Situation zeigt?
• Sind Besucherformular oder Umfrage aktiv und getestet?
• Sind die Smartphones geladen, gibt es am Stand eine Lademöglichkeit und Powerbanks?
• Ist geklärt, wer die Nachbereitung in welchem Zeitraum übernimmt?

Während der Veranstaltung#

• Visitenkarte teilen: Teammitglieder zeigen ihre Karte auf dem Smartphone-Display; Besucher scannen den Code und speichern den Kontakt mit einem Fingertipp. Wer nicht scannen möchte, bekommt den Kartenlink per WhatsApp.
• Namensschild: Wird der persönliche Visitenkarten-QR-Code auf die Rückseite der Namensschilder gedruckt, lässt sich die Karte im Gedränge teilen, ohne das Smartphone zu zücken.
• Daten erfassen: Lassen Sie Besucher nach einem Gespräch am Tablet des Stands oder auf dem eigenen Smartphone ein kurzes Anfrageformular ausfüllen. Das Formular sollte kurz sein: Name, Unternehmen, E-Mail, Interessengebiet und die Frage „Wie dürfen wir Sie kontaktieren?“ genügen.
• Notizen machen: Halten Sie nach jedem wichtigen Gespräch eine kurze Notiz fest; für die Nachbereitung ist das die wertvollste Information.
• Feedback: Bieten Sie Besuchern beim Verlassen des Stands eine sehr kurze Zufriedenheitsumfrage (2–3 Fragen) an.

Für Vortragende und Präsentationen#

Halten Sie auf einer Konferenz einen Vortrag, setzen Sie auf die letzte Folie den QR-Code Ihrer persönlichen Visitenkarte und der Unterlagen zum Vortrag. Zeigen Sie den Code so groß, dass er auch aus den hinteren Reihen gescannt werden kann, und lassen Sie ihn während der Fragerunde eingeblendet. Nutzen Sie für die Präsentationsdatei einen dynamischen Code, der auf ein PDF führt, funktioniert derselbe Code auch dann weiter, wenn Sie die Präsentation nach der Veranstaltung aktualisieren.

Achtung bei der Erfassung von Besucherdaten#

Wenn Sie personenbezogene Daten erheben, erklären Sie Besuchern, warum die Daten erhoben und wie sie verwendet werden, und halten Sie die einschlägigen Vorschriften wie die DSGVO ein. Für Werbe-E-Mails kann zusätzlich eine Einwilligung nötig sein; holen Sie dazu die Einschätzung Ihrer Rechtsabteilung ein.

Nachbereitung nach der Veranstaltung#

Der eigentliche Wert einer Veranstaltung zeigt sich in der Nachbereitung der folgenden zwei Wochen.

1. Die ersten 48 Stunden: Senden Sie Ihren Gesprächspartnern eine kurze, persönliche Dankes-E-Mail. Die Visitenkarte mit QR-Code in Ihrer E-Mail-Signatur erinnert noch einmal an Ihre Kontaktdaten.
2. Priorisieren: Ordnen Sie die gesammelten Anfragen nach Interesse; heiße Kontakte gehen sofort an den Vertrieb.
3. Individuelle Inhalte: Senden Sie je nach Interesse Katalog, Angebot oder eine Demo-Einladung.
4. Messen: Prüfen Sie die Scan-Zahlen der Visitenkarten, des Katalog-Codes und der Umfragen. Nutzen Sie die Erkenntnis, welcher Code auf Interesse gestoßen ist, für die Planung der nächsten Veranstaltung.
5. Feedback auswerten: Teilen Sie die Rückmeldungen der Standbesucher mit dem Team.
6. Notizen für die nächste Veranstaltung: Halten Sie in einer kurzen Auswertung fest, was funktioniert hat, welcher Code nie gescannt wurde und welche Vorschläge aus dem Team kamen. Diese Notiz verkürzt die Vorbereitung der nächsten Messe erheblich.

Einfache Kennzahlen für den Erfolg einer Veranstaltung#

Häufige Fehler#

• Einen einzigen riesigen QR-Code auf die Standwand setzen, ohne zu sagen, wofür er da ist
• Einen statischen Code drucken und eine kurz vor der Veranstaltung geänderte Seite nicht mehr verlinken können
• Das Besucherformular zu lang gestalten
• Davon ausgehen, dass das Internet in der Messehalle immer funktioniert (mit mobilen Daten testen)
• Die Nachbereitung wochenlang aufschieben

Vorbereitung auf Veranstaltungen mit EcoQrCard#

Mit EcoQrCard steuern Sie jeden Schritt des oben beschriebenen Plans in einer zentralen Oberfläche.

Digitale Visitenkarten: Die digitale Visitenkarte jedes Teammitglieds steht im Unternehmensdesign bereit. Mitarbeitende öffnen ihre Karte in der mobilen App, zeigen den QR-Code oder senden ihn per WhatsApp. Da sich die Karte in fünf Sprachen öffnen lässt, können Sie sie auf internationalen Messen Besuchern in ihrer eigenen Sprache zeigen.

QR-Codes für den Stand: Mit dem QR-Generator erstellen Sie Codes für Katalog, PDF, Multi-Link, Veranstaltung, Feedback, Umfrage und WLAN mit Ihrem Firmenlogo und laden sie druckfertig als PNG herunter (das Bild mit Logo erhalten Sie über die Schaltfläche PNG unter der Vorschau im Erstellungsformular). Bei dynamischen Codes bleibt der gedruckte Code gleich, auch wenn sich der Inhalt in letzter Minute ändert; die Scans jedes Codes sehen Sie einzeln. Codes in Vorbereitung halten Sie als Entwurf und schalten sie am Messemorgen auf Aktiv.

Datenerfassung und Feedback: Mit dem EcoQrCard-Umfragesystem erstellen Sie ein kurzes Besucherformular oder eine Zufriedenheitsumfrage und teilen sie per QR-Code und Link. Bei personenbezogenen Umfragen beginnen Teilnehmende mit ihrer E-Mail-Adresse – so wissen Sie, wen Sie nachfassen. Anonyme Umfragen eignen sich für ehrliches Feedback. Sollen am Stand alle per QR-Code teilnehmen können, fügen Sie der personenbezogenen Umfrage keine Verteilerliste hinzu: Steht mindestens eine Person auf der Liste, können nur die E-Mail-Adressen auf der Liste teilnehmen. Wie Sie eine Umfrage aufbauen, lesen Sie im Ratgeber Kundenzufriedenheitsumfrage erstellen.

Nachbereitung: In den Umfrageergebnissen sehen Sie die Antworten jeder teilnehmenden Person einzeln (bei personenbezogenen Umfragen mit Name und E-Mail-Adresse) und wandeln alle Ergebnisse in einen druckbaren Bericht um, den Sie als PDF speichern. Da es derzeit keinen Excel-Export der Antworten gibt, übertragen Sie die Nachfassliste aus den Einzelantworten selbst in das Tool Ihres Vertriebs. Die E-Mail-Signatur mit QR-Code für Ihre E-Mails nach der Veranstaltung verwalten Sie in derselben Oberfläche. Die Scan-Statistiken der Visitenkarten und Stand-Codes zeigen, welche Kontaktpunkte funktioniert haben.

Möchten Sie zur nächsten Messe mit digitalen Visitenkarten für Ihr Team, Stand-Codes und einer Besucherumfrage fahren, füllen Sie das Angebotsformular aus – wir richten alles gemeinsam passend zu Ihrem Veranstaltungsplan ein.

Häufig gestellte Fragen#

Sollte ich trotzdem gedruckte Visitenkarten zur Messe mitnehmen?#

Eine kleine Zahl als Reserve ist sinnvoll, vor allem für Besucher, die digitalem Teilen gegenüber zurückhaltend sind. Drucken Sie den QR-Code Ihrer digitalen Visitenkarte auf die Papierkarten, öffnet der Code die aktuelle Karte, selbst wenn sich Ihre Angaben ändern.

Wie erfasse ich die Daten der Besucher?#

Am praktischsten ist ein kurzes Formular oder eine personenbezogene Umfrage, die sich am Stand per QR-Code öffnet. Halten Sie das Formular kurz, erklären Sie, warum Sie die Daten erheben, und halten Sie die einschlägigen Datenschutzvorschriften ein.

Wie viele QR-Codes sollte ich am Stand einsetzen?#

Jeder Code sollte einen einzigen, klaren Zweck haben. Für die meisten Stände genügen 2–4 Codes: Unternehmensdaten, Katalog und ein Besucherformular oder eine Feedback-Umfrage. Schreiben Sie neben jeden Code, wofür er da ist.

Wie messe ich den Erfolg einer Messe?#

Scan-Zahlen der Visitenkarten und Stand-Codes, die Zahl der gesammelten Anfragen, Umfrageergebnisse und Gespräche nach der Veranstaltung ergeben zusammen ein gutes Bild. Dynamische QR-Codes machen diese Messung möglich.

Was, wenn das Internet in der Messehalle schwach ist?#

Digitale Visitenkarten und dynamische QR-Codes brauchen eine Internetverbindung, um die Seite zu öffnen. Testen Sie die Codes vorab mit mobilen Daten und halten Sie am Stand ein eigenes WLAN für Demos und Präsentationen sowie bei Bedarf einen mobilen Hotspot bereit.