E-Mail-Signatur für Unternehmen
E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen aus einem zentralen Design – mit QR-Code und mehrsprachig; Mitarbeitende kopieren sie per Klick in Outlook oder Gmail.
Die E-Mail-Signatur gehört zu den Kontaktpunkten Ihres Unternehmens, die täglich am häufigsten gesehen werden – und doch kursieren in vielen Firmen Signaturen mit unterschiedlichen Schriften, verschiedenen Logos und veralteten Telefonnummern. Mit dem E-Mail-Signatur-Modul von EcoQrCard legen Sie das Design der Signatur einmal auf Unternehmensebene fest; die Inhalte kommen automatisch aus den Visitenkartendaten jeder Person.
Welches Problem löst es?
Bei selbst gebastelten Signaturen wiederholen sich dieselben Fehler: falsch geschriebene Positionen, alte Logos, fehlende rechtliche Hinweise, eine türkische Signatur für internationale Kunden. Neue Mitarbeitende kopieren ihre Signatur aus der E-Mail eines Kollegen – und der Fehler vervielfältigt sich. Das Marketing wünscht sich Einheitlichkeit, die IT möchte nicht auf jedem Rechner einzeln Signaturen einrichten.
Das Modul teilt die Aufgaben zwischen zwei Rollen auf:
- Der Unternehmensadministrator gestaltet das Erscheinungsbild: Vorlage, Farben, Schriftgrößen, Logo, QR-Code und rechtlicher Hinweis. Die Einstellungen gelten ab dem Speichern für alle Benutzer.
- Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter öffnet mit dem eigenen Konto die Seite E-Mail-Signatur, wählt die Sprache, klickt auf In die Zwischenablage kopieren und fügt die Signatur in das E-Mail-Programm ein.
So funktioniert es
- Unternehmensinformationen vervollständigen: Logo, Adresse, Telefon, Website und Social-Media-Profile werden einmal hinterlegt; alle Signaturen greifen darauf zu.
- Visitenkarten erstellen: Da die persönlichen Angaben der Signatur aus der digitalen Visitenkarte stammen, braucht jede Person eine aktive Visitenkarte. In großen Teams importieren Sie die Benutzer per Excel und lassen die Visitenkarten automatisch erstellen.
- Design festlegen: Vorlage, Farben, QR-Code und rechtlichen Hinweis einstellen, verschiedene Mitarbeitende mit kurzen und langen Positionsbezeichnungen in der Vorschau prüfen und speichern.
- Mitarbeitende holen sich ihre Signatur: Alle kopieren ihre Signatur auf ihrer eigenen Seite und fügen sie einmalig in ihr E-Mail-Programm ein.
Niemand tippt die Angaben von Hand: Name, Position, Telefon und E-Mail stammen aus der Visitenkarte, Logo und Kontaktdaten des Unternehmens aus den Unternehmensinformationen, die Social-Media-Profile aus den Visitenkarten-Extras. Signatur und Visitenkarte speisen sich aus derselben Quelle.
Vier fertige Signaturvorlagen und Vorlagensperre
Wählen Sie eine von vier Vorlagen, die zu Ihrem Corporate Design passt: Einfach, Modern, Professionell und Geschäftlich.
Hat Markenkonsistenz für Sie Priorität, können Sie die Vorlage sperren. Ist die Option Benutzern erlauben, die Vorlage zu ändern deaktiviert, verwendet das gesamte Unternehmen die von Ihnen festgelegte Vorlage. Aktivieren Sie sie, wählen Mitarbeitende zwischen den vier Vorlagen – Farben, Schriftgrößen, Logo, QR-Code und rechtlicher Hinweis bleiben aber wie von Ihnen festgelegt.
Darstellungseinstellungen
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| Logo | Größe 50–250 Pixel; Ausrichtung oben, mittig oder unten |
| QR-Code | Ein / aus; Größe 50–250 Pixel; Ausrichtung; Kurz- oder Voll-Visitenkarte |
| Schriftgrößen | 8–24 Pixel für Fließtext, Überschrift und rechtlichen Hinweis |
| Farbe und Stil | Farbe sowie Stil fett, normal oder kursiv für Name, Firmenname und Beschriftungen |
Farben wählen Sie per Farbwähler oder geben Ihren Unternehmensfarbcode im Format #1A2B3C ein.
E-Mail-Signatur mit QR-Code
Sie können den Visitenkarten-QR-Code der Person in die Signatur einfügen. Scannt die empfangende Person den Code mit dem Smartphone, öffnet sich die digitale Visitenkarte des Absenders und lässt sich mit einem Fingertipp im Adressbuch speichern. So wird jede E-Mail zu einer geteilten Visitenkarte, ohne dass jemand Kontaktdaten abtippen muss.
Sie legen fest, ob der QR-Code in der Signatur die Kurz- oder die Voll-Visitenkarte öffnet. Die Kurz-Visitenkarte teilt nur die von Ihnen gewählten Unternehmensangaben und ist für E-Mail-Signaturen meist die bessere Wahl.
Signaturen in fünf Sprachen und mehrsprachiger rechtlicher Hinweis
Die Signatur lässt sich auf Türkisch, Englisch, Aserbaidschanisch, Russisch und Deutsch erstellen. Mit der Sprache wechseln auch Beschriftungen wie „Tel.“ oder „E-Mail“, die Position, der rechtliche Hinweis und die Sprache der per QR-Code geöffneten Visitenkarte. Mitarbeitende kopieren jeweils die Signatur in der Sprache ihres Gegenübers.
Für den rechtlichen Hinweis (Vertraulichkeitshinweis) gibt es zwei Möglichkeiten:
- Standardtext: Je nach Sprache der Signatur wird ein standardisierter Hinweis eingefügt.
- Eigener Text: Sie hinterlegen den von Ihrer Rechtsabteilung freigegebenen Text für jede Sprache separat. Schreiben Sie den Text in einer Sprache und klicken Sie auf Mit KI ausfüllen – die leeren Sprachen werden automatisch übersetzt; vor dem Speichern prüfen Sie nur noch.
Kompatibel mit Outlook, Gmail und Apple Mail
Die Signatur wird in einer HTML-Struktur erstellt, die E-Mail-Programme unterstützen. In die Zwischenablage kopieren übernimmt die Signatur samt Tabellenstruktur, Farben, Logo und QR-Bild; einfügen lässt sie sich in:
- das neue Outlook und Outlook im Web
- das klassische Outlook (Windows-Desktop)
- Outlook für Mac
- Gmail (im Browser)
- Apple Mail
Die gewählten Farben bleiben auch in Outlook und Word erhalten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in den Ratgebern E-Mail-Signatur in Outlook einrichten und E-Mail-Signatur in Gmail einrichten.
Die Signaturfelder von Smartphone-Apps akzeptieren meist nur reinen Text. Wir empfehlen, die Signatur mit QR-Code im E-Mail-Programm am Computer oder im E-Mail-Konto im Browser zu verwenden und auf dem Smartphone eine kurze Textsignatur zu nutzen.
Beispiele aus dem Arbeitsalltag
- Neue Mitarbeitende: Sobald die Visitenkarte angelegt ist, kopieren sie ihre Signatur am ersten Tag von ihrer eigenen Seite – niemand muss nach einer Vorlage fragen.
- Neue Position oder Telefonnummer: Die Visitenkarte wird aktualisiert, die Person kopiert die neue Signatur noch einmal.
- Rebranding oder Umzug: Logo oder Adresse ändern sich in den Unternehmensinformationen; das Team kopiert die neue Signatur, das Design bleibt für alle gleich.
- Internationale Korrespondenz: Das Exportteam nutzt für seine Kunden eine englische, russische oder deutsche Signatur.
- Rechtliche Compliance: Der freigegebene Hinweis steht in allen Signaturen, in jeder Sprache im gleichen Standard.
Warum zentrales Signaturmanagement?
| Verstreute Signaturen | Mit EcoQrCard |
|---|---|
| Jede Person gestaltet ihre Signatur selbst | Das Design wird einmal auf Unternehmensebene festgelegt |
| Alte Logos und Positionen kursieren jahrelang | Angaben kommen automatisch aus der aktuellen Visitenkarte |
| Rechtlicher Hinweis fehlt oder weicht ab | Freigegebener Text, in jeder Sprache im gleichen Standard |
| Türkische Signatur für internationale Kunden | Signaturen in fünf Sprachen, Sprachwechsel per Klick |
| Kontaktdaten nur als Text | Per QR-Code mit einem Fingertipp im Adressbuch gespeichert |
Was eine gute E-Mail-Signatur im Unternehmen enthalten sollte, zeigt Ihnen der Ratgeber zur E-Mail-Signatur für Unternehmen mit einer umfassenden Checkliste.
Schaffen Sie heute Ihren Signaturstandard
Das E-Mail-Signatur-Modul arbeitet in derselben Oberfläche wie die digitale Visitenkarte und das Firmenadressbuch. Für eine individuelle Einrichtung und Preise fordern Sie ein Angebot an.
Häufige Fragen zur E-Mail-Signatur
Geben Mitarbeitende ihre Signaturdaten selbst ein?
Nein. Name, Position, Telefon und E-Mail kommen automatisch aus der Visitenkarte der Person, Logo und Unternehmensangaben aus den Unternehmenseinstellungen. Mitarbeitende wählen nur die Sprache (und, falls erlaubt, die Vorlage) und kopieren die Signatur.
Funktioniert die Signatur in Outlook?
Ja. Die Signatur wird HTML-kompatibel kopiert und lässt sich in das neue Outlook, Outlook im Web, das klassische Outlook und Outlook für Mac einfügen. Gmail und Apple Mail werden ebenfalls unterstützt.
Kann ich festlegen, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Vorlage verwenden?
Ja. Wenn Sie die Vorlagenauswahl deaktivieren, verwenden alle Benutzer die von Ihnen festgelegte Vorlage und können sie nicht ändern.
Kann die Signatur einen QR-Code enthalten?
Ja. Der Visitenkarten-QR-Code der Person kann in die Signatur eingefügt werden; Größe, Ausrichtung und ob er die Kurz- oder Voll-Visitenkarte öffnet, legen Sie fest.
Wird die Signatur aktualisiert, wenn sich die Position einer Person ändert?
Wird die Visitenkarte aktualisiert, ändert sich auch die Signatur in EcoQrCard. Eine bereits in das E-Mail-Programm eingefügte Signatur ändert sich jedoch nicht von selbst; die Person muss die neue Signatur noch einmal kopieren und die alte ersetzen.