Электронные визитки
Электронные визитки на выставках и мероприятиях
Пошагово рассказываем, как с помощью электронных визиток, QR-кодов на стенде и опросов собирать контакты посетителей выставок и конференций, как готовиться к событию и как работать с контактами после него.
Выставки и конференции — один из самых эффективных способов за короткое время познакомиться с большим количеством потенциальных клиентов. Но после окончания события у большинства команд остаются стопка визиток, заметки, о которых уже не помнят, откуда они, и разговоры, которые некому продолжить. Электронные визитки и QR-коды упорядочивают этот процесс от начала до конца: знакомство проходит быстрее, контакты посетителей собираются системно, а работа после события становится измеримой. В этом руководстве — практический план на время до, во время и после мероприятия.
Проблемы бумажных визиток на мероприятиях
- Заканчиваются: в загруженный выставочный день коробка быстро пустеет.
- Теряются: среди десятков визиток в сумке посетителя ваша легко затеряется.
- Требуют ручного ввода: посетителю приходится вносить ваши данные в контакты вручную, и чаще всего он этого не делает.
- Не оставляют следа: вы не знаете, сколько человек сохранили вашу визитку и сколько вами заинтересовались.
- Работают в одну сторону: вы отдаёте визитку, но не получаете данные посетителя в упорядоченном виде.
Электронная визитка напрямую решает первые четыре проблемы. Для пятой на стенде нужна форма сбора контактов или обратной связи. Основы электронных визиток — в руководстве что такое электронная визитка.
Подготовка к мероприятию
1. Проверьте визитки команды
Убедитесь, что электронные визитки всех, кто работает на стенде, актуальны: должность, телефон, e-mail, сведения о компании. Если вы едете на международную выставку, проверьте, что визитки корректно выглядят на английском (или на языке посетителей).
2. Спланируйте QR-коды стенда
У каждого QR-кода должна быть одна чёткая цель. Для типичного стенда:
| QR-код | Цель | Где разместить? |
|---|---|---|
| Визитка компании или мульти-ссылка | Сведения о компании, сайт, соцсети | Панель стенда, буклет |
| Каталог продукции (PDF) | Подробности о продуктах и услугах | Витрина, стол |
| Форма контакта / заявки посетителя | Сбор данных потенциальных клиентов | Стойка приёма гостей |
| Опрос обратной связи | Впечатления о стенде и продукте | Выход, стол |
| Гостевой Wi-Fi | Демонстрации и презентации на стенде | Переговорная зона |
О коде для Wi-Fi читайте в руководстве как создать QR-код для Wi-Fi.
3. Используйте динамические коды
Дизайн стенда обычно уходит в печать за несколько недель до события. С динамическим QR-кодом не придётся менять напечатанный код, даже если каталог или страница акции изменятся в последний момент. К тому же вы увидите, сколько раз отсканировали каждый код.
4. Протестируйте печать
Печатайте код на панели стенда такого размера, чтобы его можно было отсканировать с расстояния, на котором остановится посетитель. Освещение в выставочных залах бывает обманчивым: избегайте глянцевых поверхностей и по возможности проверяйте при похожем свете.
5. Подготовьте короткий чек-лист для команды
- Может ли каждый открыть свою визитку на телефоне за несколько секунд?
- Знает ли команда, какой код показывать посетителю в какой ситуации?
- Активны и протестированы ли форма для посетителей или опрос?
- Заряжены ли телефоны, есть ли на стенде зарядка и пауэрбанки?
- Определено ли, кто и в какие сроки занимается контактами после события?
Во время мероприятия
- Обмен визитками: сотрудники показывают визитку на экране телефона; посетитель сканирует код и одним касанием сохраняет контакт. Тому, кто не хочет сканировать, ссылку на визитку можно отправить через WhatsApp.
- Бейдж: QR-код личной визитки, напечатанный на обороте бейджа, позволяет делиться контактами в толпе, не доставая телефон.
- Сбор контактов: предложите посетителю, с которым вы поговорили, заполнить короткую форму заявки на планшете на стенде или на своём телефоне. Форма должна быть короткой: имя, компания, e-mail, сфера интереса и вопрос «как с вами связаться?».
- Заметки: после каждого важного разговора делайте короткую заметку — это самая ценная информация для последующей работы.
- Обратная связь: предложите уходящему посетителю очень короткий (2–3 вопроса) опрос удовлетворённости.
Для спикеров и презентаций
Если вы выступаете на конференции, поместите на последний слайд QR-код своей визитки и материалов к докладу. Показывайте код такого размера, чтобы его можно было отсканировать с задних рядов, и держите его на экране всё время вопросов и ответов. Если делитесь презентацией через динамический код, ведущий на PDF, тот же код продолжит работать и после того, как вы обновите презентацию после события.
Осторожно при сборе данных посетителей
Если вы собираете персональные данные, объясните посетителю, зачем они собираются и как будут использоваться, и соблюдайте применимое законодательство о персональных данных. Для отправки маркетинговых сообщений может потребоваться отдельное согласие; уточните этот вопрос у юристов.
Работа с контактами после мероприятия
Реальная ценность события проявляется в работе с контактами в следующие две недели.
- Первые 48 часов: отправьте тем, с кем вы говорили, короткое персональное письмо с благодарностью. Визитка с QR-кодом в подписи письма ещё раз напомнит ваши контакты.
- Расставьте приоритеты: отсортируйте собранные заявки по степени интереса; «горячие» сразу передайте отделу продаж.
- Персональный контент: в зависимости от интересов отправьте каталог, коммерческое предложение или приглашение на демо.
- Измерьте: посмотрите на число сканирований визиток, кода каталога и опросов. Используйте данные о том, какие коды вызвали интерес, при планировании следующего события.
- Разберите обратную связь: поделитесь с командой отзывами посетителей стенда.
- Оставьте заметку на будущее: соберите в короткое резюме, что сработало, какой код вообще не сканировали и какие предложения были у команды. Такая заметка заметно сокращает подготовку к следующей выставке.
Простые метрики успеха мероприятия
| Метрика | Откуда взять? |
|---|---|
| Сканирования визиток | Статистика электронных визиток |
| Сканирования кода каталога и стенда | Статистика QR-кодов |
| Число собранных заявок | Ответы в форме сбора контактов |
| Удовлетворённость стендом | Результаты опроса обратной связи |
| Число встреч после события | Данные отдела продаж |
Частые ошибки
- Один огромный QR-код на панели стенда без пояснения, для чего он
- Напечатанный статический код, который нельзя перенаправить на изменившуюся перед событием страницу
- Слишком длинная форма для посетителей
- Уверенность, что интернет в выставочном зале будет работать всегда (тестируйте через мобильный интернет)
- Откладывание работы с контактами на недели
Подготовка к мероприятиям с EcoQrCard
EcoQrCard позволяет управлять каждым шагом этого плана из одной панели.
Электронные визитки: у каждого члена команды есть готовая электронная визитка в корпоративном дизайне. Сотрудник открывает визитку в мобильном приложении, показывает QR-код или отправляет через WhatsApp. Визитка открывается на пяти языках, поэтому на международных выставках её можно показать посетителю на его языке.
QR-коды стенда: в QR-генераторе можно создать с логотипом компании коды каталога, PDF, мульти-ссылки, мероприятия, обратной связи, опроса и Wi-Fi и скачать их в PNG, готовом к печати (изображение с логотипом скачивается кнопкой PNG под предпросмотром в форме создания). В динамических кодах содержимое может измениться в последний момент, а напечатанный код останется прежним; сканирования каждого кода видны отдельно. Коды на этапе подготовки можно держать в статусе Черновик и перевести в Активный утром в день открытия выставки.
Сбор контактов и обратная связь: в системе опросов EcoQrCard можно подготовить короткую форму для посетителей или опрос удовлетворённости и поделиться им через QR-код и ссылку. В идентифицированных опросах участник начинает опрос со своим e-mail — так вы знаете, с кем продолжать работу. Анонимные опросы подходят для честной обратной связи. Если хотите, чтобы на стенде любой мог участвовать по QR-коду, не добавляйте к идентифицированному опросу список рассылки: если в списке есть хотя бы один человек, участвовать смогут только адреса из списка. Методы составления опросов — в руководстве как составить опрос удовлетворённости клиентов.
Работа с контактами: в результатах опроса можно просмотреть ответы каждого участника по отдельности (в идентифицированных опросах — с именем и e-mail) и сформировать из всех результатов печатный отчёт с сохранением в PDF. Выгрузки ответов в Excel сейчас нет, поэтому список для дальнейшей работы вы переносите из индивидуальных ответов в инструмент, которым пользуется отдел продаж. Подпись электронной почты с QR-кодом для писем после события управляется из той же панели. Статистика сканирований визиток и кодов стенда показывает, какие точки контакта сработали.
Если хотите прийти на следующую выставку с готовыми электронными визитками команды, кодами стенда и опросом для посетителей, заполните форму запроса предложения — вместе настроим всё под план вашего мероприятия.
Часто задаваемые вопросы
Брать ли на выставку печатные визитки?
Небольшой запас — хорошая подстраховка, особенно для посетителей, настороженно относящихся к цифровому обмену. Если разместить на печатных визитках QR-код электронной визитки, код откроет актуальную визитку, даже если ваши данные изменятся.
Как собирать данные посетителей?
Самый практичный способ — короткая форма или идентифицированный опрос, открывающиеся по QR-коду на стенде. Делайте форму короткой, объясняйте, зачем собираются данные, и соблюдайте применимое законодательство о защите данных.
Сколько QR-кодов нужно на стенде?
У каждого кода должна быть одна чёткая цель. Для большинства стендов достаточно 2–4 кодов: сведения о компании, каталог и форма для посетителей или опрос обратной связи. Рядом с каждым кодом подпишите, для чего он.
Как измерить успех выставки?
Хорошую картину дают вместе число сканирований визиток и кодов стенда, число собранных заявок, результаты опросов и встречи после события. Такое измерение возможно благодаря динамическим QR-кодам.
Что делать, если интернет в выставочном зале слабый?
Электронной визитке и динамическим QR-кодам для открытия страницы нужен интернет. Заранее протестируйте коды через мобильный интернет; для демонстраций и презентаций на стенде держите отдельный Wi-Fi и при необходимости мобильную точку доступа.