E-poçt İmzasında Hüquqi Qeyd Mətni Necə Yazılır?

Korporativ e-poçtların altında tez-tez kiçik şriftlə yazılmış abzas görürsünüz: "Bu e-poçt və onun qoşmaları məxfidir..." ilə başlayan məxfilik xəbərdarlığı və ya fərdi məlumatların emalı barədə məlumatlandırma sətri. Bu mətnlər qısaca "hüquqi qeyd" və ya ingiliscə "disclaimer" kimi tanınır. Bu bələdçidə hüquqi qeyd mətninin nəyə xidmət etdiyini, hansı növlərinin olduğunu, nümunə mətnləri və çoxdilli yazışmalarda necə idarə olunacağını izah edirik.

Vacib qeyd: Bu bələdçi ümumi məlumat xarakterlidir və hüquqi məsləhət deyil. Şirkətinizin istifadə edəcəyi mətni hüquq məsləhətçiniz ilə birlikdə müəyyən edin.

Hüquqi qeyd mətni nədir?#

Hüquqi qeyd mətni e-poçt imzasının altına əlavə edilən və məktubun məxfiliyi, alıcının məsuliyyətləri və ya fərdi məlumatların emalı kimi mövzularda məlumat verən qısa abzasdır. Məqsədi adətən aşağıdakılardan biri və ya bir neçəsidir:

• Səhv şəxsə çatan məktubda alıcını xəbərdar etmək və məktubu silməsini xahiş etmək
• Məktubun məzmununun məxfi olduğunu bildirmək
• Fərdi məlumatların hansı çərçivədə emal edildiyi barədə məlumat vermək
• Şirkətin rəsmi məlumatlarını (hüquqi adı, ünvanı, qeydiyyat məlumatları) göstərmək
• E-poçtda ifadə edilən fikirlərin şəxsi ola biləcəyini bildirmək

Hüquqi qeydin təkbaşına müqavilə və ya mütləq qoruma təmin etmədiyini bilmək vacibdir. Lakin o, peşəkar təəssürat yaradır, alıcını düzgün davranışa yönləndirir və şirkətin məlumatlandırma öhdəliklərini yerinə yetirməsinə kömək edə bilər.

Hüquqi qeyd növləri#

Fərdi məlumatlar sətri#

Bir çox ölkədə fərdi məlumatlar haqqında qanunvericilik fərdi məlumatları emal edən şirkətlərdən məlumat subyektlərini məlumatların hansı məqsədlə və necə emal edildiyi barədə məlumatlandırmağı tələb edir. Uzun məlumatlandırma mətnini hər e-poçta əlavə etmək praktik deyil; buna görə bir çox şirkət imzaya qısa sətir əlavə edir və tam mətnə veb-saytdan yönləndirir. Bu sətrin təkbaşına məlumatlandırma öhdəliyini qarşılayıb-qarşılamadığı ölkənizdəki qaydalardan və şirkətinizin proseslərindən asılıdır; hüquq komandanızla qiymətləndirin.

Şirkət məlumatları#

Bəzi ölkələrin kommersiya qanunvericiliyi şirkətlərdən işgüzar yazışmalarda və sənədlərdə hüquqi ad, hüquqi ünvan və qeydiyyat nömrəsi kimi eyniləşdirici məlumatları göstərməyi tələb edir. Praktikada vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsi (məsələn, VÖEN) də tez-tez bu məlumatlarla birlikdə yazılır. Bu qaydaların e-poçt yazışmalarınıza necə tətbiq olunduğunu və şirkətiniz üçün hansı məlumatların tələb edildiyini hüquq məsləhətçiniz və ya mühasibinizlə dəqiqləşdirin.

Nümunə mətnlər#

Aşağıdakı mətnlər yalnız nümunə kimi hazırlanıb. Şirkətinizin ehtiyaclarına uyğunlaşdırın və istifadə etməzdən əvvəl hüquq məsləhətçinizə təsdiq etdirin.

Nümunə 1 – Qısa məxfilik xəbərdarlığı:

Bu e-poçt və onun qoşmaları yalnız ünvanlandığı şəxs üçündür və məxfi məlumat ehtiva edə bilər. Məktub sizə səhvən çatıbsa, xahiş edirik göndərənə bildirin və məktubu silin.

Nümunə 2 – Məxfilik və fərdi məlumatlar sətri birlikdə:

Bu məktub və onun qoşmaları məxfidir və yalnız göstərilən alıcı üçün nəzərdə tutulub. Fərdi məlumatlarınızın emalı barədə məlumatlandırma mətni ilə şirkətimizin veb-saytında tanış ola bilərsiniz.

Nümunə 3 – Şirkət məlumatları ilə birlikdə:

Nümunə Texnologiya MMC | Hüquqi ünvan: Nümunə küç. 1, Bakı | Qeydiyyat nömrəsi: ... | VÖEN: ... Bu e-poçt məxfi məlumat ehtiva edə bilər; sizə səhvən çatıbsa, xahiş edirik göndərənə bildirin və silin.

Nümunə 4 – İngilis dilində qısa məxfilik xəbərdarlığı:

This email and any attachments are intended only for the named recipient and may contain confidential information. If you have received it in error, please notify the sender and delete it.

Çoxdilli hüquqi qeydlər#

Beynəlxalq müştərilərlə yazışan şirkətlər hüquqi qeydi alıcının başa düşdüyü dildə göstərmək istəyir. Burada iki yanaşma var:

1. Bir imzada iki dil: Azərbaycan dilindəki mətnin altına ingiliscə tərcüməsi əlavə olunur. Sadədir, lakin imza uzanır.
2. Dilə görə ayrıca imza: İşçi yazışmanın dilinə görə Azərbaycan, ingilis və ya başqa dildəki imzasından istifadə edir. İmza daha qısa və səliqəli qalır.

Tərcümələrdə diqqət ediləcəklər:

• Hüquqi terminlərin mənası dildən dilə dəyişə bilər; maşın tərcüməsini yoxlamadan istifadə etməyin.
• Hər dildəki mətnin eyni məzmunu daşıdığına əmin olun.
• Bir dildə mətni yenilədikdə digər dilləri də yeniləyin.

Hüquqi qeyd mətninin hazırlanması prosesi#

Hüquqi qeyd bir neçə nəfərin birlikdə qərar verməli olduğu mətndir. Bu addımları izləyə bilərsiniz:

1. Ehtiyacı müəyyən edin: Məxfilik xəbərdarlığı, fərdi məlumatlar sətri, şirkət məlumatları, yoxsa hamısı lazımdır?
2. Layihə hazırlayın: Qısa, sadə və aydın ilk mətn yazın.
3. Hüquqi yoxlama etdirin: Mətni hüquq məsləhətçinizə və ya şirkətin hüquqşünasına təsdiq etdirin.
4. Tərcümələri hazırlayın: Yazışdığınız dillərdəki tərcümələri hazırlayın və yoxlatdırın.
5. Bir mərkəzdən dərc edin: Mətni bütün işçilərin imzasına eyni vaxtda və eyni şəkildə əlavə edin.
6. Mütəmadi nəzərdən keçirin: Şirkət məlumatları və ya qanunvericilik dəyişəndə mətni yeniləyin.

Kimə və hansı e-poçtlara?#

Əksər şirkətlər hüquqi qeyddən bütün xarici yazışmalarda istifadə edir. Şirkətdaxili yazışmalarda isə qeyd adətən lazım bilinmir və məktubları yükləyə bilər. Daim yazışılan tərəfdaşla uzun yazışma zəncirlərində hər cavabda eyni uzun mətnin təkrarlanması da oxunaqlılığı azaldır; buna görə mətni qısa saxlamaq bir daha önəm qazanır.

Yazı və dizayn tövsiyələri#

• Qısa saxlayın: İki-üç cümlə çox vaxt kifayətdir. Çox uzun mətnlər oxunmur və yazışmanı yükləyir.
• Kiçik, lakin oxunaqlı şriftlə yazın: Mətn imzanın qalan hissəsindən kiçik ola bilər, amma oxunmayacaq qədər yox.
• Solğun rəngdən istifadə edin: Boz çalarlar qeydi əsas məzmundan ayırır.
• İmzanın ən aşağısına qoyun: Əlaqə məlumatları birinci gəlir.
• Bütün şirkətdə eyni mətndən istifadə edin: Hər işçinin öz qeydini yazması uyğunsuzluq yaradır.
• Şəkil kimi əlavə etməyin: Mətn şəkil kimi əlavə olunsa, bəzi proqramlarda görünmür və axtarışda tapılmır.

Tez-tez edilən səhvlər#

• İnternetdən tapılan uzun mətni hüquqi yoxlama etmədən kopyalamaq
• Şirkətin adı və ya qeydiyyat məlumatları dəyişdiyi halda köhnə mətndən istifadəni davam etdirmək
• Yalnız Azərbaycan dilində qeyddən istifadə edib xarici alıcılarla yazışmaq
• Qeydi imzanın ortasına qoyub əlaqə məlumatlarını kölgədə qoymaq
• Hər işçinin fərqli mətndən istifadə etməsi

EcoQrCard ilə çoxdilli hüquqi qeydlərin idarəsi#

EcoQrCard-ın e-poçt imzası modulunda hüquqi qeyd mətni şirkət inzibatçısı tərəfindən bir yerdən idarə olunur. Hüquqi qeyd mətnini daxil edin seçimi aktivləşdirildikdə imzanın dilinə görə hazır məxfilik xəbərdarlığı əlavə olunur. Bu hazır mətn fərdi məlumatlar sətrini və ya qeydiyyat məlumatlarını ehtiva etmir; bunlara ehtiyacınız varsa, Xüsusi hüquqi qeyd mətni istifadə edin seçimi ilə Azərbaycan, ingilis, türk, rus və alman dilləri üçün öz mətnlərinizi daxil edə bilərsiniz.

Quraşdırma bir neçə addımdan ibarətdir:

1. Təyinatlar → E-poçt İmzası səhifəsində Hüquqi qeyd mətnini daxil edin xanasını işarələyin.
2. Hüquq məsləhətçiniz ilə təsdiqlədiyiniz mətndən istifadə etmək üçün Xüsusi hüquqi qeyd mətni istifadə edin seçimini işarələyin və mətni əsas dilinizin xanasına yazın.
3. Yazışdığınız digər dillərin xanalarını doldurun və ya AI ilə doldur ilə tərcümə layihəsi yaradın.
4. Hüquqi Qeyd Ölçüsünü tənzimləyin, önizləmədə fərqli dilləri yoxlayın və Parametrləri Saxlayın düyməsini basın.

Mətni yalnız bir dildə yazmısınızsa, AI ilə doldur düyməsi boş qalan dilləri tərcümə edir; dolu xanalara toxunmur. Hüquqi mətnlərdə tərcümələri saxlamazdan əvvəl mütləq oxuyun və ya mütəxəssisə yoxlatdırın. Hər hansı dilin xanasını boş buraxsanız, həmin dildəki imzada doldurduğunuz başqa dilin mətni (ilk növbədə türk dilindəki) görünür; buna görə istifadə etdiyiniz hər dili doldurun. Hüquqi qeydin şrift ölçüsü də ayrıca tənzimlənə bilər; beləliklə mətn imzanın qalan hissəsindən kiçik, lakin oxunaqlı qalır.

İşçi öz imza səhifəsində imzanın dilini seçəndə etiketlər, vəzifə və hüquqi qeyd həmin dilə görə dəyişir. Parametrlər saxlandıqda bütün işçilərin imza səhifəsi eyni mətndən istifadə edir; işçi hüquqi qeydi özü dəyişə bilmir və beləliklə bütün şirkət üzrə vəhdət təmin olunur.

İmza dizaynının digər elementləri üçün korporativ e-poçt imzası bələdçimizə, imzanı e-poçt proqramına əlavə etmək üçün Outlook, Gmail və Apple Mail bələdçilərimizə baxa bilərsiniz. İmzaya əlavə edilən QR kod isə alıcının rəqəmsal vizit kartınızı açmasına imkan verir.

Şirkətinizin bütün imzalarında çoxdilli və vahid hüquqi qeyddən istifadə etmək üçün təklif formunu doldurun; quraşdırmanı birlikdə planlaşdıraq.

Tez-tez Verilən Suallar#

E-poçt imzasında hüquqi qeyd məcburidirmi?#

Məxfilik xəbərdarlığı kimi mətnlər üçün adətən ümumi qanuni tələb yoxdur. Lakin bəzi ölkələrin kommersiya qanunvericiliyi işgüzar yazışmalarda hüquqi ad və qeydiyyat nömrəsi kimi eyniləşdirici məlumatların göstərilməsini tələb edə bilər, sektorunuza görə başqa qaydalar da ola bilər. Şirkətiniz üçün hansı məlumatların lazım olduğunu hüquq məsləhətçiniz və ya mühasibinizlə müəyyən edin.

Məxfilik xəbərdarlığı məni hüquqi cəhətdən qoruyurmu?#

Məxfilik xəbərdarlığı təkbaşına mütləq qoruma təmin etmir. O, səhv alıcını xəbərdar edir və şirkətin məxfiliyə önəm verdiyini göstərir. Məxfi məlumatları qorumağın əsas yolu doğru alıcıya göndərmək, lazım olduqda qoşmaları şifrələmək və daxili təhlükəsizlik qaydalarına əməl etməkdir.

Fərdi məlumatlar sətrinə nə yazmalıyam?#

Bir çox şirkət fərdi məlumatların emalı barədə məlumatlandırma mətni ilə harada tanış olmaq mümkün olduğunu bildirən qısa cümlədən istifadə edir. Mətnin məzmununu və kifayət edib-etmədiyini hüquq komandanızla birlikdə qiymətləndirin.

Hüquqi qeyd hansı dildə olmalıdır?#

Alıcının başa düşdüyü dildə olmalıdır. Ölkədaxili yazışmalarda Azərbaycan dili, xarici alıcılarla ingilis dili və ya alıcının dili uyğundur. Dilə görə ayrıca imzadan istifadə imzanı qısa və səliqəli saxlayır.

Hüquqi qeyd mətnini dəyişdikdə işçilərin imzaları yenilənirmi?#

EcoQrCard-da inzibatçı parametrləri saxladıqda imza səhifəsi bütün işçilər üçün yeni mətni göstərir. Lakin işçilər imzanı əvvəlcədən e-poçt proqramlarına yapışdırıblarsa, aktual imzanı yenidən kopyalayıb köhnə imzanın yerinə yapışdırmalıdırlar.