Umfragen
Mitarbeiterbefragung zum Engagement: So gehen Sie vor
Wir zeigen, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung zum Engagement planen, mit Anonymität Vertrauen schaffen, Fragethemen und Rhythmus wählen und Ergebnisse in Maßnahmen umsetzen.
Zu verstehen, wie stark Mitarbeitende mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen verbunden sind, gehört zu den wichtigsten Fragen von Personalabteilungen und Führungskräften. Eine Mitarbeiterbefragung zum Engagement liefert darauf eine regelmäßige, vergleichbare Antwort – und zeigt den Mitarbeitenden, richtig umgesetzt, dass ihre Stimme gehört wird. In diesem Ratgeber erklären wir alle Schritte von der Planung bis zur Umsetzung der Ergebnisse in Maßnahmen, mit Beispielen für Fragethemen.
Was ist Mitarbeiterengagement?
Mitarbeiterengagement beschreibt die emotionale und gedankliche Bindung von Mitarbeitenden an ihre Arbeit, ihr Team und die Ziele des Unternehmens. Engagement ist mehr als Zufriedenheit: Zufriedene Mitarbeitende haben an ihren aktuellen Bedingungen nichts auszusetzen; engagierte Mitarbeitende bringen zusätzlichen Einsatz, liegt ihnen der Unternehmenserfolg am Herzen, und sie planen, langfristig zu bleiben.
Eine Engagement-Befragung hilft, diese Fragen zu beantworten:
- Wie fühlen sich die Mitarbeitenden in ihrer Arbeit und ihrem Team?
- In welchen Abteilungen oder Teams gibt es Problemfelder?
- Wie werden Führungspraxis, Entwicklungsmöglichkeiten und Kommunikation wahrgenommen?
- Was hat sich seit der letzten Messung verbessert, was verschlechtert?
Schritt 1: Ziel und Umfang festlegen
Klären Sie vor der Befragung, was Sie erfahren möchten. Geht es um eine allgemeine Stimmungsmessung oder um die Wirkung einer bestimmten Veränderung (neues Arbeitsmodell, Umstrukturierung)? Ist das Ziel klar, werden auch die Fragen klar.
Legen Sie auch den Umfang fest: das ganze Unternehmen oder bestimmte Bereiche? In welchen Aufschlüsselungen (Abteilung, Standort, Betriebszugehörigkeit) möchten Sie die Ergebnisse sehen? Aufschlüsselungen beeinflussen die Anonymität und sollten daher sorgfältig gewählt werden.
Schritt 2: Anonymität und Vertrauen
Das wichtigste Thema einer Engagement-Befragung ist Vertrauen. Fürchten Mitarbeitende, dass ihre Antworten gegen sie verwendet werden, antworten sie nicht ehrlich.
- Anonyme Umfrage verwenden: Umfragen ohne Identitätsdaten bringen offenere Antworten.
- Anonymität klar erklären: Stellen Sie am Anfang unmissverständlich klar, dass Antworten keiner Person zugeordnet werden.
- Kleine Gruppen nicht aufschlüsseln: Die Ergebnisse eines drei- oder vierköpfigen Teams separat zu zeigen, kann die Anonymität faktisch aufheben.
- Vorsicht bei offenen Fragen: Weisen Sie darauf hin, dass man Details schreiben könnte, die Rückschlüsse auf die Person erlauben.
- Keine unnötigen personenbezogenen Daten erfragen: Fragen Sie nur demografische Angaben ab, die für die Auswertung wirklich nötig sind.
Schritt 3: Fragethemen wählen
Engagement-Befragungen sind meist um einige Hauptthemen aufgebaut. Die folgenden Themen und Fragen sind allgemeine Beispiele; passen Sie sie an Ihre Unternehmenskultur an.
| Thema | Beispielaussage |
|---|---|
| Sinn der Arbeit | „Ich habe das Gefühl, dass meine Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt.“ |
| Beziehung zur Führungskraft | „Meine Führungskraft gibt mir regelmäßig konstruktives Feedback.“ |
| Entwicklung | „In diesem Unternehmen habe ich die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erwerben.“ |
| Wertschätzung | „Wenn ich gute Arbeit leiste, wird das wahrgenommen.“ |
| Kommunikation | „Über wichtige Entwicklungen im Unternehmen werde ich rechtzeitig informiert.“ |
| Arbeitslast und Balance | „Meine Arbeitsbelastung ist angemessen.“ |
| Team | „In meinem Team unterstützen wir uns gegenseitig.“ |
| Zukunft | „Ich möchte auch in einem Jahr noch in diesem Unternehmen arbeiten.“ |
Wahl der Skala
Für solche Aussagen wird meist eine 5-stufige Zustimmungsskala verwendet: von „Stimme überhaupt nicht zu“ bis „Stimme voll und ganz zu“. Wenn Sie in der gesamten Befragung dieselbe Skala nutzen, lassen sich die Ergebnisse leichter vergleichen. Um ähnliche Aussagen in einer Tabelle zu bündeln, sind Matrixfragen eine praktische Lösung.
Offene Fragen
Ein, zwei offene Fragen helfen, die Gründe hinter den Zahlen zu verstehen:
- „Was schätzen Sie an der Arbeit in unserem Unternehmen am meisten?“
- „Was würden Sie als Erstes ändern, wenn Sie könnten?“
Möchten Sie messen, wie sehr Mitarbeitende das Unternehmen weiterempfehlen würden, können Sie auch eine NPS-ähnliche Frage ergänzen; Details im Ratgeber Was ist NPS?.
Länge
Eine umfassende jährliche Befragung kann 15–30 Fragen umfassen; Pulsbefragungen zwischendurch sollten sich auf 5–10 Fragen beschränken. Geben Sie zu Beginn an, wie lange das Ausfüllen dauert.
Schritt 4: Häufigkeit
| Ansatz | Häufigkeit | Wann geeignet? |
|---|---|---|
| Umfassende Engagement-Befragung | Einmal jährlich | Tiefgehende Messung und Jahresplanung |
| Pulsbefragung | Vierteljährlich oder häufiger | Veränderungen eng verfolgen |
| Anlassbezogene Befragung | Bei Bedarf | Nach Umstrukturierung oder neuer Richtlinie |
Richten Sie die Häufigkeit danach aus, wie schnell Sie auf Ergebnisse reagieren können. Häufige Befragungen, deren Ergebnisse nicht geteilt werden, erzeugen bei Mitarbeitenden den Eindruck „es ändert sich ja doch nichts“.
Wie schreibt man eine gute Frage?
Die Formulierung bestimmt die Qualität der Antworten direkt. Achten Sie beim Schreiben auf Folgendes:
- Nur ein Thema pro Frage: Aussagen wie „Meine Führungskraft unterstützt mich und informiert mich ausreichend“ verbinden zwei Themen und lassen offen, welches bewertet wird.
- Nicht suggestiv fragen: Vermeiden Sie Formulierungen wie „Sind Sie mit unserem großartigen Team zufrieden?“, die eine positive Antwort erwarten.
- Einfache Sprache verwenden: Schreiben Sie Sätze, die alle gleich verstehen – ohne Abkürzungen und Fachjargon.
- Positive und negative Aussagen ausbalancieren: Wenn alle Fragen in dieselbe Richtung gehen, steigen unaufmerksame Antworten.
- Messbar bleiben: Stellen Sie keine Fragen, aus deren Ergebnis Sie keine Maßnahmen ableiten können.
Testen Sie die Befragung vor der Veröffentlichung mit einigen Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen; korrigieren Sie in dieser Phase Fragen, die nicht verstanden oder falsch interpretiert werden.
Schritt 5: Ankündigen und Beteiligung steigern
- Kündigen Sie die Befragung mit einer kurzen Nachricht der Geschäftsleitung an; erklären Sie Zweck und Anonymität.
- Geben Sie Zeit zum Ausfüllen während der Arbeitszeit.
- Hängen Sie für Teams ohne Schreibtischarbeitsplatz den QR-Code in Gemeinschaftsbereichen aus.
- Nennen Sie ein klares Enddatum und senden Sie kurz vor Schluss eine kurze Erinnerung. Da bei einer anonymen Umfrage nicht bekannt ist, wer geantwortet hat, schicken Sie allen dieselbe Erinnerung.
Schritt 6: Ergebnisse teilen und handeln
Der eigentliche Wert der Befragung zeigt sich in dem, was danach geschieht.
- Ergebnisse zusammenfassen: Identifizieren Sie Stärken und Entwicklungsfelder.
- Mit den Mitarbeitenden teilen: Stellen Sie die Gesamtergebnisse offen und ehrlich vor.
- Prioritäten setzen: Wählen Sie zwei, drei konkrete Bereiche, statt alles gleichzeitig verbessern zu wollen.
- Maßnahmenplan erstellen: Legen Sie für jede Maßnahme Verantwortliche und Termine fest.
- Fortschritt verfolgen: Prüfen Sie bei der nächsten Messung die Veränderung in diesen Bereichen.
Häufige Fehler
- Anonymität versprechen und trotzdem Identitätsdaten erheben
- Zu lange Befragungen mit sich wiederholenden Fragen
- Ergebnisse nur mit der Geschäftsleitung teilen
- Auf negative Ergebnisse defensiv reagieren
- Eine Befragung durchführen und keine Maßnahmen ergreifen
Mitarbeiterbefragungen mit EcoQrCard
Mit dem Umfragesystem von EcoQrCard verwalten Sie Mitarbeiterbefragungen unkompliziert im Unternehmen. Beim Anlegen einer neuen Umfrage ist die Option Anonyme Umfrage standardmäßig aktiviert; dann werden keine Identitätsdaten abgefragt, mit den Antworten werden weder IP-Adresse noch Browserinformationen gespeichert, und in den Ergebnissen erscheinen die Antworten als „Anonym #Nummer“. Bei einer nicht anonymen Umfrage geben Teilnehmende vor dem Start ihre E-Mail-Adresse ein; deaktivieren Sie diese Option also nicht bei einer Befragung, in der Sie Anonymität zusichern.
Im Drag-and-drop-Editor fügen Sie Abschnittsüberschriften, Seitenumbrüche, Bewertungs-, Auswahl-, Matrix- und offene Fragen hinzu und legen ein Enddatum fest. Für die 5-stufige Zustimmungsskala ist die Frage vom Typ Matrix am praktischsten: Die Aussagen kommen in die Zeilen, die fünf Optionen von „Stimme überhaupt nicht zu“ bis „Stimme voll und ganz zu“ in die Spalten. Für eine einzelne allgemeine Frage eignet sich auch eine Frage vom Typ Bewertung mit dem Bereich 1–5. Wenn Sie nicht bei null anfangen möchten, wählen Sie eine von über 650 fertigen Vorlagen in mehr als 20 Kategorien und passen sie an.
Die Sprache der Teilnahmeseite (Türkisch, Englisch, Aserbaidschanisch, Russisch oder Deutsch) wird je Umfrage festgelegt. Für Teams in verschiedenen Ländern duplizieren Sie die Umfrage mit Duplizieren, übersetzen die Fragen und veröffentlichen eigene Versionen; die Ergebnisse jeder Version werden dann separat verfolgt.
Sie teilen die Umfrage per Link oder QR-Code oder senden Einladungen an eine per Excel hochgeladene Teilnehmerliste über den Mailserver Ihres Unternehmens (dafür muss die Unternehmensadministration die SMTP-Einstellungen eingerichtet haben). Bei anonymen Umfragen wird nicht gespeichert, ob eingeladene Personen geantwortet haben – das schützt die Anonymität. Da an einer anonymen Umfrage jede Person mit dem Link teilnehmen kann, teilen Sie den Link nur über interne Kanäle.
In den Ergebnissen sehen Sie Diagramme zu jeder Frage, die Abschlussquote und den zeitlichen Verlauf der Antworten. Offene Antworten werten Sie als Wortwolke aus, und alle Ergebnisse wandeln Sie in einen druckbaren Bericht um, den Sie als PDF speichern.
Umfrageberechtigungen werden pro Benutzer vergeben; Sie können zum Beispiel dem HR-Team das Erstellen von Umfragen und das Einsehen von Ergebnissen erlauben und alle anderen nur teilnehmen lassen. Beachten Sie, dass die Berechtigungen nicht pro Umfrage, sondern unternehmensweit gelten: Wer die Berechtigung Ergebnisse anzeigen hat, sieht die Ergebnisse aller Umfragen des Unternehmens. Sollen nur HR-Mitarbeitende die Ergebnisse der Engagement-Befragung sehen, vergeben Sie diese Berechtigung an einen kleinen Kreis. Im selben Panel verwalten Sie auch die digitalen Visitenkarten Ihrer Mitarbeitenden und das interne Adressbuch.
Um Mitarbeiterengagement regelmäßig zu messen, füllen Sie das Angebotsformular aus – wir planen gemeinsam die passende Einrichtung.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Mitarbeiterbefragung wirklich anonym sein?
Ja. Ist die Umfrage so aufgesetzt, dass keine Identitätsdaten erhoben werden, lassen sich Antworten keiner Person zuordnen. Bei anonymen Umfragen in EcoQrCard wird keine E-Mail-Adresse abgefragt, und mit den Antworten werden weder IP-Adresse noch Browserinformationen gespeichert. Separate Ergebnisse sehr kleiner Gruppen oder demografische Fragen, die Rückschlüsse auf Personen zulassen, können die Anonymität aber schwächen; achten Sie darauf.
Wie viele Fragen sollte die Befragung haben?
Für umfassende Jahresbefragungen reichen meist 15–30 Fragen, für Pulsbefragungen zwischendurch 5–10. Je mehr Fragen, desto eher sinken Antwortqualität und Abschlussquote.
Wie oft sollte befragt werden?
Verbreitet ist eine umfassende Befragung pro Jahr mit kürzeren Pulsbefragungen dazwischen. Richten Sie die Häufigkeit danach aus, wie schnell Sie auf Ergebnisse reagieren können.
Wie steigere ich die Beteiligung?
Erklären Sie Zweck und Anonymität offen, geben Sie Zeit während der Arbeitszeit, halten Sie die Befragung kurz und zeigen Sie, was aufgrund früherer Ergebnisse umgesetzt wurde. Sehen Mitarbeitende, dass ihre Antworten etwas bewirken, steigt die Beteiligung.
Was tun, wenn die Ergebnisse negativ ausfallen?
Negative Ergebnisse sind die wertvollste Information für Verbesserungen. Teilen Sie sie ohne Rechtfertigung, legen Sie zwei, drei Prioritäten fest und stellen Sie einen konkreten Maßnahmenplan vor. Verfolgen Sie bei der nächsten Messung die Veränderung in diesen Bereichen.