Как написать юридическую оговорку для подписи e-mail?

Под корпоративными письмами часто встречается абзац мелким шрифтом: уведомление о конфиденциальности, начинающееся словами «Это письмо и вложения к нему конфиденциальны…», или строка о обработке персональных данных. Такие тексты коротко называют «юридической оговоркой» или, по-английски, «disclaimer» (дисклеймер). В этом руководстве мы расскажем, зачем нужна юридическая оговорка, какой она бывает, приведём примеры текстов и объясним, как управлять ею в переписке на нескольких языках.

Важно: это руководство носит общий информационный характер и не является юридической консультацией. Текст для вашей компании определяйте вместе с юристом.

Что такое юридическая оговорка?#

Юридическая оговорка — это короткий абзац под подписью e-mail, который сообщает о конфиденциальности письма, обязанностях получателя или обработке персональных данных. Обычно она решает одну или несколько задач:

• предупредить получателя, к которому письмо попало по ошибке, и попросить удалить его;
• указать, что содержание письма конфиденциально;
• сообщить, в каких рамках обрабатываются персональные данные;
• показать официальные реквизиты компании (полное наименование, адрес, регистрационные данные);
• оговорить, что высказанные в письме мнения могут быть личными.

Важно понимать, что юридическая оговорка сама по себе не является договором и не даёт абсолютной защиты. Но она производит профессиональное впечатление, подсказывает получателю правильные действия и может помочь компании выполнить обязанности по информированию.

Виды юридических оговорок#

Строка о персональных данных#

Законодательство о персональных данных во многих странах обязывает компании, которые обрабатывают такие данные, сообщать людям, с какой целью и как обрабатываются их данные. Добавлять в каждое письмо полный текст политики непрактично, поэтому многие компании ставят в подпись короткую строку со ссылкой на полный текст на сайте. Достаточно ли такой строки для выполнения требований закона, зависит от процессов вашей компании и применимого законодательства; оцените это вместе с юристами.

Реквизиты компании#

В ряде стран торговое законодательство требует, чтобы компании указывали в деловой переписке и документах идентифицирующие сведения — например, полное наименование, местонахождение и регистрационный номер. Даже там, где прямого требования нет, многие компании добавляют реквизиты в подпись по деловому обычаю. Как именно такие правила применяются к вашей переписке и какие сведения нужны вашей компании, уточните у юриста или бухгалтера.

Примеры текстов#

Тексты ниже приведены только как примеры. Адаптируйте их под задачи вашей компании и перед использованием согласуйте с юристом.

Пример 1 – короткое уведомление о конфиденциальности:

Это письмо и вложения к нему предназначены только для адресата и могут содержать конфиденциальную информацию. Если письмо попало к вам по ошибке, пожалуйста, сообщите об этом отправителю и удалите его.

Пример 2 – конфиденциальность и строка о персональных данных:

Это сообщение и вложения к нему конфиденциальны и предназначены только для указанного адресата. С политикой обработки персональных данных можно ознакомиться на сайте нашей компании.

Пример 3 – с реквизитами компании:

ООО «Пример Технологии» | Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1 | ОГРН: ... | ИНН: ... Это письмо может содержать конфиденциальную информацию; если оно попало к вам по ошибке, пожалуйста, сообщите отправителю и удалите его.

Пример 4 – короткое уведомление о конфиденциальности на английском:

This email and any attachments are intended only for the named recipient and may contain confidential information. If you have received it in error, please notify the sender and delete it.

Многоязычные юридические оговорки#

Компании, переписывающиеся с иностранными клиентами, хотят показывать оговорку на понятном получателю языке. Здесь есть два подхода:

1. Два языка в одной подписи: под русским текстом добавляется английский перевод. Просто, но подпись становится длиннее.
2. Отдельная подпись для каждого языка: сотрудник использует подпись на русском, английском или другом языке в зависимости от языка переписки. Подпись остаётся короче и аккуратнее.

На что обратить внимание при переводе:

• Значение юридических терминов может различаться в разных языках; не используйте машинный перевод без проверки.
• Убедитесь, что текст на каждом языке передаёт одно и то же содержание.
• Обновив текст на одном языке, обновите и остальные.

Как подготовить текст юридической оговорки#

Юридическая оговорка — текст, решение о котором должны принимать несколько человек. Можно действовать так:

1. Определите потребность: что нужно — уведомление о конфиденциальности, строка о персональных данных, реквизиты компании или всё вместе?
2. Подготовьте черновик: напишите короткий, простой и понятный первый вариант.
3. Проведите юридическую проверку: согласуйте текст с юристом или юридическим отделом.
4. Подготовьте переводы: переведите текст на языки, на которых вы ведёте переписку, и отдайте переводы на проверку.
5. Публикуйте централизованно: добавьте текст в подписи всех сотрудников одновременно и одинаково.
6. Регулярно пересматривайте: обновляйте текст при изменении данных компании или законодательства.

Кому и в каких письмах?#

Большинство компаний используют юридическую оговорку во всей внешней переписке. Во внутренней переписке она обычно не считается обязательной и может загромождать письма. В длинных цепочках с постоянным партнёром повторение одного и того же длинного текста в каждом ответе тоже ухудшает читаемость, поэтому краткость оговорки становится ещё важнее.

Советы по тексту и оформлению#

• Будьте краткими: обычно достаточно двух-трёх предложений. Слишком длинные тексты не читают, и они загромождают переписку.
• Мелкий, но читаемый шрифт: текст может быть мельче остальной подписи, но не настолько, чтобы его нельзя было прочитать.
• Приглушённый цвет: серые оттенки отделяют оговорку от основного содержания.
• Размещайте в самом низу подписи: сначала идут контактные данные.
• Один текст для всей компании: если каждый сотрудник пишет свою оговорку, возникает разнобой.
• Не вставляйте картинкой: текст в виде изображения в некоторых программах не отображается и не ищется.

Частые ошибки#

• Копировать найденный в интернете длинный текст без юридической проверки
• Продолжать использовать старый текст после изменения названия или регистрационных данных компании
• Использовать оговорку только на русском при переписке с иностранными получателями
• Ставить оговорку в середину подписи, заслоняя контактные данные
• Использовать разные тексты у разных сотрудников

Управление многоязычной юридической оговоркой с EcoQrCard#

В модуле Подпись e-mail EcoQrCard текстом юридической оговорки централизованно управляет администратор компании. Если включить параметр Включить текст отказа, добавляется готовое уведомление о конфиденциальности на языке подписи. Этот стандартный текст не содержит строки о персональных данных или регистрационных данных компании; если они вам нужны, с параметром Использовать собственный текст отказа вы можете ввести свои тексты для турецкого, английского, азербайджанского, русского и немецкого языков.

Настройка занимает несколько шагов:

1. На странице Определения → Подпись e-mail установите флажок Включить текст отказа.
2. Чтобы использовать согласованный с юристом текст, отметьте Использовать собственный текст отказа и введите текст в поле одного из языков.
3. Заполните поля других языков, на которых вы ведёте переписку, или создайте черновик перевода кнопкой Заполнить ИИ.
4. Настройте Размер шрифта отказа от ответственности, проверьте разные языки в предпросмотре и нажмите Сохранить настройки.

Если вы написали текст только на одном языке, кнопка Заполнить ИИ переведёт пустые языки, не трогая заполненные поля. Юридические тексты перед сохранением обязательно прочитайте сами или отдайте на проверку специалисту. Если оставить поле какого-то языка пустым, в подписи на этом языке появится текст другого заполненного языка (в первую очередь турецкого), поэтому заполняйте все языки, которые используете. Размер шрифта оговорки настраивается отдельно, так что текст остаётся мельче остальной подписи, но читаемым.

Когда сотрудник выбирает язык на своей странице подписи, подписи полей, должность и юридическая оговорка меняются на этот язык. После сохранения настроек страница подписи у всех сотрудников использует один и тот же текст; сотрудник не может сам изменить оговорку, что обеспечивает единообразие по всей компании.

Об остальных элементах дизайна подписи читайте в нашем руководстве по корпоративной подписи e-mail, а о добавлении подписи в почтовую программу — в руководствах для Outlook, Gmail и Apple Mail. QR-код в подписи позволяет получателю открыть вашу электронную визитку.

Чтобы во всех подписях вашей компании была единая многоязычная юридическая оговорка, заполните форму запроса предложения — вместе спланируем внедрение.

Часто задаваемые вопросы#

Обязательна ли юридическая оговорка в подписи e-mail?#

Для текстов вроде уведомления о конфиденциальности общего юридического требования обычно нет. Однако в ряде стран торговое законодательство требует указывать в деловой переписке идентифицирующие сведения о компании, например наименование и регистрационный номер, а в вашей отрасли могут действовать и другие правила. Какие сведения нужны вашей компании, определите вместе с юристом или бухгалтером.

Защищает ли меня уведомление о конфиденциальности юридически?#

Само по себе уведомление о конфиденциальности не даёт абсолютной защиты. Оно предупреждает ошибочного получателя и показывает, что компания заботится о конфиденциальности. Главный способ защитить конфиденциальную информацию — отправлять её правильному адресату, при необходимости шифровать вложения и соблюдать внутренние правила безопасности.

Что написать в строке о персональных данных?#

Многие компании используют короткое предложение о том, где можно ознакомиться с политикой обработки персональных данных. Содержание и достаточность текста оцените вместе с юристами.

На каком языке должна быть юридическая оговорка?#

На языке, понятном получателю. Для внутренней переписки в стране подойдёт местный язык, для иностранных получателей — английский или язык получателя. Отдельная подпись для каждого языка делает подпись короче и аккуратнее.

Обновятся ли подписи сотрудников, если я изменю текст оговорки?#

В EcoQrCard после сохранения настроек администратором страница подписи показывает новый текст всем сотрудникам. Но если сотрудники уже вставили подпись в почтовые программы, им нужно заново скопировать актуальную подпись и вставить её вместо старой.