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QR-Codes und digitale Visitenkarten im Hotel
Wir zeigen, wie Hotels QR-Codes für WLAN, Speisekarte, Feedback, Gästeinformation und Visitenkarten des Teams planen, platzieren und messen.
Hotelgäste haben während ihres Aufenthalts Dutzende kleiner Fragen: Wie lautet das WLAN-Passwort, wann gibt es Frühstück, wo ist der Spa-Bereich, an wen wende ich mich mit einer Beschwerde? Viele davon lassen sich mit einigen gut platzierten QR-Codes beantworten, ohne dass jemand zur Rezeption muss. In diesem Ratgeber zeigen wir, wie Hotels QR-Codes und digitale Visitenkarten einsetzen, um das Gästeerlebnis zu erleichtern, das Personal zu entlasten und Feedback zu sammeln.
Warum QR-Codes im Hotel funktionieren
- Gäste finden Informationen selbst: Sie scannen den Code, statt die Rezeption anzurufen.
- Weniger Drucksachen: Gästemappen im Zimmer und Speisekarten müssen nicht ständig neu gedruckt werden.
- Informationen bleiben aktuell: Bei dynamischen Codes bleibt der gedruckte Code gleich, wenn sich der Inhalt ändert.
- Feedback wird einfacher: Gäste teilen ihre Erfahrung direkt während des Aufenthalts.
- Messung wird möglich: Sie sehen, welche Codes wie oft genutzt werden.
Wo QR-Codes im Hotel zum Einsatz kommen
| Bereich | Was öffnet der QR-Code? | Empfohlener Typ |
|---|---|---|
| Zimmer und Lobby | Verbindung mit dem Gäste-WLAN | WLAN |
| Restaurant und Zimmerservice | Aktuelle Speisekarte und Preise | Restaurantmenü (auf Ihre bestehende Menüseite) oder PDF |
| Infokarte im Zimmer | Hotelinfos: Zeiten, Services, Hausregeln | Dokumenten-Hub oder Multi-Link |
| Rezeption und Check-out | Zufriedenheitsumfrage | Umfrage oder Feedback |
| Zimmer und Gemeinschaftsbereiche | Störungs- oder Anfragemeldung | Serviceanfrage oder Beschwerde / Vorschlag (Link zu Ihrem Formular) |
| Spa, Tagungsraum | Termin- oder Reservierungsseite | Termin |
| Veranstaltungen und Konferenzen | Programm und Veranstaltungsseite | Veranstaltung oder PDF |
| Notfalltafeln | Seite mit Notfallinformationen | Notfallinformationen |
| Namensschild, Signatur des Teams | Kontaktdaten von Sales und Guest Relations | Digitale Visitenkarte |
WLAN-QR-Code
Die häufigste Frage im Hotel ist die nach dem WLAN-Passwort. Platzieren Sie den Code auf der Infokarte im Zimmer, auf den Tischen in der Lobby und in den Tagungsräumen. Ein WLAN-Code kann auf zwei Arten funktionieren:
- Statischer WLAN-Code: Netzwerkname und Passwort stehen direkt im Code. Die meisten Smartphones bieten nach dem Scannen an, dem Netzwerk beizutreten; der Gast tippt kein Passwort. Ändert sich das Passwort, müssen Sie allerdings einen neuen Code erstellen und die gedruckten Karten austauschen.
- Dynamischer WLAN-Code: Der Code öffnet eine Seite, die Netzwerkname, Sicherheitstyp und Passwort anzeigt; der Gast verbindet sich selbst mit dem Netzwerk. Ändert sich das Passwort, aktualisieren Sie nur den Inhalt des Codes, die gedruckte Karte bleibt gleich – und Sie sehen, wie oft gescannt wurde.
Für Hotels, die das Passwort häufig wechseln, eignet sich der dynamische Code; wer Verbindung per Tipp möchte, wählt den statischen Code. Details im Ratgeber WLAN-QR-Code erstellen.
Restaurant und Zimmerservice
Preise und Gerichte ändern sich mit der Saison. Mit einem dynamischen Menü-Code aktualisieren Sie den Inhalt, ohne Tischaufsteller oder Zimmermappen neu zu drucken: Sie ersetzen das Menü-PDF durch ein neues oder leiten den Code auf die neue Menüseite um. Achten Sie auf gute Lesbarkeit, klar erkennbare Allergenangaben und schnelles Laden auf dem Smartphone. Ausführliche Tipps im Ratgeber QR-Code für die Speisekarte.
Gästefeedback
Wer Feedback nicht erst nach dem Check-out per E-Mail, sondern schon während des Aufenthalts einholt, hat die Chance, Probleme zu lösen, bevor der Gast abreist. Setzen Sie auf die Infokarte im Zimmer oder an die Rezeption einen Code mit dem Text „Wie gefällt Ihnen Ihr Aufenthalt?“.
Tipps für das Feedbackformular:
- Kurz halten: Während des Aufenthalts reichen 3–5 Fragen.
- Nach Bereichen fragen: Lassen Sie Zimmerreinigung, Rezeption und Restaurant getrennt bewerten.
- Eine offene Frage ergänzen: „Was könnten wir besser machen?“
- Anonymität bedenken: Manche Gäste äußern sich offener, wenn sie ihren Namen nicht angeben.
- Reagieren: Legen Sie fest, wer negatives Feedback sieht, damit das Team schnell handeln kann.
Für Feedback- und Beschwerdeprozesse empfehlen wir den Ratgeber QR-Code für Feedback und Beschwerden.
Digitale Visitenkarten für das Hotelteam
Sales-Team, Veranstaltungskoordination und Guest-Relations-Management sprechen den ganzen Tag mit Reiseveranstaltern, Firmenkunden und Eventplanern. Ihre digitalen Visitenkarten bündeln Telefon, E-Mail, Hoteladresse und Social-Media-Konten in einem einzigen Code. Firmenkunden scannen den Code und speichern die Daten in ihren Kontakten; wechselt das Personal, wird auch die Karte aktualisiert.
Gästeinformationen im Zimmer
Dicke Gästemappen im Zimmer verursachen Druckkosten und sind oft nicht mehr aktuell. Bündeln Sie stattdessen Frühstücks- und Restaurantzeiten, Pool- und Spa-Regeln, Check-out-Zeit, Transferoptionen, Ausflugstipps in der Umgebung und häufige Fragen in einer digitalen Gästemappe. Sie können sie als PDF erstellen oder eine Struktur nutzen, die mehrere Links und Dokumente auf einer Seite zusammenfasst. Mit einem dynamischen Code wird diese Mappe saisonal aktualisiert, die Karte im Zimmer bleibt gleich.
Tagungs- und Veranstaltungsgäste
Für Konferenzen und Tagungen können Sie am Saaleingang einen Code anbringen, der Programm, Informationen zu den Vortragenden und Raumplan öffnet. Eine kurze Bewertungsumfrage am Ende erleichtert es Ihnen, dem veranstaltenden Kunden zu berichten. Details im Ratgeber Feedback-Umfrage nach Veranstaltungen.
Umsetzungsplan
- Customer Journey skizzieren: Listen Sie auf, welche Informationen Gäste bei Ankunft, im Zimmer, im Restaurant, in Gemeinschaftsbereichen und beim Check-out brauchen.
- Codes festlegen: Planen Sie für jeden Bedarf einen Code mit genau einem Zweck.
- Inhalte vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Speisekarte, Gästemappe und Umfragen auf dem Smartphone sauber aussehen.
- Pilotieren: Testen Sie in einigen Zimmern und im Restaurant und holen Sie Feedback von Personal und Gästen ein.
- Ausrollen und messen: Führen Sie die Codes im ganzen Haus ein und verfolgen Sie die Scandaten regelmäßig.
Tipps zu Platzierung und Gestaltung
- Neben jeden Code schreiben, wofür er da ist: etwa „Mit dem WLAN verbinden“ oder „Speisekarte ansehen“.
- Codes auf Augenhöhe und an gut beleuchteten Stellen platzieren: In gedämpft beleuchteten Restaurants und Fluren wird das Scannen schwieriger.
- Ausreichend groß drucken: Tischaufsteller und Lobbytafel brauchen unterschiedliche Größen.
- Kontrast wahren: Dunkler Code auf hellem Grund. Nutzen Sie Hotelfarben, aber nicht auf Kosten der Lesbarkeit.
- Mehrsprachig denken: Seiten, die internationale Gäste öffnen, sollten in einer Sprache sein, die sie verstehen.
- Regelmäßig testen: Prüfen Sie die Codes zu Beginn jeder Saison mit verschiedenen Smartphones.
Häufige Fehler
- Einem einzigen Code alles aufbürden, sodass Gäste nicht finden, was sie suchen
- Die Speisekarte mit einem statischen Code drucken, sodass nach einer Preisänderung die alte Karte erscheint
- Die Codes im Zimmer nicht anpassen, wenn sich das WLAN-Passwort ändert
- Feedback sammeln, das niemand verfolgt
- Codes nur im hoteleigenen WLAN testen und mobile Daten vergessen
Die QR-Codes Ihres Hotels mit EcoQrCard
Im Modul QR-Generator von EcoQrCard stehen mehr als 25 QR-Typen zur Verfügung. Für Hotels besonders relevant sind: WLAN, PDF, Multi-Link, Dokumenten-Hub, Restaurantmenü, Feedback, Umfrage, Termin, Serviceanfrage, Beschwerde / Vorschlag, Veranstaltung, Gutschein und Notfallinformationen. Zwei Details erleichtern die Nutzung:
- Datei- und Linktypen: Bei den Typen PDF, Bild und Video laden Sie Ihre Datei (bis 50 MB) direkt hoch; Multi-Link und Dokumenten-Hub bündeln mehrere Links auf einer Seite. Die Typen Restaurantmenü, Termin, Serviceanfrage, Beschwerde / Vorschlag, Veranstaltung, Gutschein und Notfallinformationen leiten dagegen über eine Landingpage mit Ihrem Hotelnamen auf eine von Ihnen festgelegte Seite weiter (z. B. Ihre bestehende Menüseite, Ihr Reservierungssystem oder eine EcoQrCard-Umfrage); Formular oder Speisekarte erstellen sie nicht selbst.
- Druckbild: Sie können Ihr Hotellogo einfügen und Farben sowie Rahmen wählen. Das Druckbild mit Logo laden Sie im Bearbeitungsfenster des Codes mit der Schaltfläche PNG unter der Live-Vorschau herunter; QR herunterladen im Teilen-Fenster liefert einen schlichten schwarz-weißen Code.
Bei dynamischen Codes bleibt der gedruckte Code gleich, wenn sich der Inhalt ändert; um einen Code vorübergehend auszusetzen, setzen Sie ihn auf Entwurf.
Die Echtzeit-Analyse zeigt für dynamische Codes die Scans insgesamt, der letzten 30 Tage, der letzten 7 Tage und von heute, den Scan-Trend, die Geräteaufschlüsselung und die am häufigsten gescannten Codes; auch in der Liste steht bei jedem Code die Scanzahl. So sehen Sie, ob der Menü-Code oder die Gästemappe stärker genutzt wird. Bei statischen Codes werden Scans nicht gezählt.
Für Gästebefragungen nutzen Sie das Umfragesystem: Sie erstellen Ihre Fragen im Drag-and-drop-Editor, veröffentlichen die Umfrage anonym oder identifiziert, laden den QR-Code herunter und drucken ihn auf die Zimmerkarten. Die Sprache der Teilnahmeseite (Türkisch, Englisch, Aserbaidschanisch, Russisch oder Deutsch) wird je Umfrage festgelegt; für internationale Gäste duplizieren Sie die Umfrage, übersetzen die Fragen und veröffentlichen eine zweite Version. Bei einer identifizierten Umfrage gibt der Gast vor dem Start seine E-Mail-Adresse ein; so können Sie sich bei Gästen melden, die ein Problem gemeldet haben. Die Ergebnisse verfolgen Sie in Diagrammen und erstellen daraus einen druckbaren Bericht.
Auch die digitalen Visitenkarten für Ihr Sales- und Guest-Relations-Team verwalten Sie im selben Panel. Die Karten öffnen sich in der gewählten von fünf Sprachen, tragen Logo und Farben Ihres Hotels und werden sofort aktualisiert, wenn sich Personaldaten ändern.
Um die QR-Codes, Gästeumfragen und Mitarbeiter-Visitenkarten Ihres Hotels in einem Panel zu bündeln, füllen Sie das Angebotsformular aus – wir planen gemeinsam die passende Einrichtung für Ihr Haus.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele QR-Codes sollten im Hotelzimmer sein?
Wenige und klare sind am besten. Für die meisten Hotels genügen auf der Infokarte im Zimmer zwei bis drei Codes: WLAN, Gästemappe und Feedback. Schreiben Sie neben jeden Code, wofür er da ist.
Muss ich den QR-Code ändern, wenn ich das WLAN-Passwort ändere?
Beim statischen WLAN-Code ja: Netzwerkname und Passwort stehen im Code, nach einer Passwortänderung müssen Sie einen neuen Code erstellen und die gedruckten Karten aktualisieren. Beim dynamischen WLAN-Code öffnet der Code eine Seite mit den Netzwerkdaten; Sie aktualisieren das Passwort auf dieser Seite, der gedruckte Code bleibt gleich. Der Gast verbindet sich dann nicht per Tipp, sondern gibt das angezeigte Passwort ein.
Sollte Gästefeedback anonym sein?
Beides hat seinen Platz. Anonyme Umfragen bringen oft offenere Antworten; identifizierte Umfragen ermöglichen es, sich bei Gästen mit einem Problem zu melden. Wenn Sie Probleme noch während des Aufenthalts lösen möchten, ergänzen Sie die Kontaktdaten als optionale Frage.
Wie bereite ich QR-Inhalte für internationale Gäste vor?
Die Seite hinter dem Code muss in einer Sprache sein, die der Gast versteht. Bereiten Sie Inhalte wie Speisekarte und Gästemappe mindestens auch auf Englisch vor. In EcoQrCard öffnen sich digitale Visitenkarten auf Türkisch, Englisch, Aserbaidschanisch, Russisch und Deutsch; bei Umfragen wird die Sprache je Umfrage festgelegt, sodass Sie für verschiedene Sprachen eigene Versionen anlegen können.
Wie messe ich, wie stark die QR-Codes genutzt werden?
Dynamische QR-Codes erfassen jeden Scan. Anhand der Scanzahlen und ihrer Entwicklung sehen Sie, welche Codes funktionieren und welche an einen anderen Platz gehören. Bei statischen Codes ist keine Scanmessung möglich.